Congressi

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C’era una volta il sistema a livelli per stabilire quali fossero le destinazioni di primo e le destinazioni di secondo livello nel settore meeting e eventi.

Ogni livello era etichettato in base alla sua desiderabilità come destinazione per un evento. In realtà senza una chiara indicazione formale sul settore o sul rating di appeal. Un tempo, il mercato di primo livello era considerato un luogo di eventi premier calcolato su un insieme di fattori generali misurabili.

Ciò includeva criteri come importanza della città congressuale, trasporto aereo non-stop e internazionale, inventario degli alberghi e del trasporto pubblico di riferimento.

Con il passare del tempo, i meeting planner hanno aggiunto nuovi criteri di classificazione come la qualità e i servizi della sede, sconti e vantaggi sulle esperienze personali. Queste logiche hanno sviluppato quello che oggi è il quadro delle destinazioni Meeting e Eventi: le città “di primo livello” sono diventate più facili da individuare, più desiderabili e più costose da utilizzare. Una questione di notorietà della destinazione. A scapito delle destinazioni di secondo livello che hanno faticato a trovare una posizione di rilevanza nel mercato.

Questo fino ad oggi. Ecco perché le destinazioni di secondo livello – cosidetti Tier2 e Tier3 – meritano una seconda chance da parte dei meeting planner.

Esperienze uniche in destinazioni di secondo livello

I meeting planner ora riconoscono quanto sia importante l’esperienza del partecipante per il successo di un evento o un meeting aziendale.

Destinazioni di secondo e terzo livello per meeting e eventi – come Nashville, New Orleans, Budapest o Panama City – offrono esperienze e servizi tipicamente autoctoni (dal cibo all’accoglienza), business cluster, spazi espositivi e opportunità per avere un ritorno significativo. Sono città che investono in quello che è conosciuto come il community connection.

Diversifica il tuo portfolio di destinazioni

I meeting planner puntano sempre a proteggersi dalle fluttuazioni dei tassi di cambio per rientrare nel budget. Ciò si rivela difficile quando le tariffe alberghiere sono in aumento, il valore degli sconti a livello di catena sta svalutando e l’inventario al tasso scontato è in calo.

Scegliere destinazioni di secondo livello può mitigare il rischio esposto. È meglio diversificare il portafoglio con un mix di tassi negoziati nei mercati principali e sconti a catena fissi e prezzi dinamici nei mercati secondari per far fronte ai rischi di mercato da parte di un fornitore.

Abbatti i costi con destinazioni di secondo livello

Nel 2017 le tariffe hotel per i business travel sono aumentate tra l’1 e il 5% in Nord America, Asia, Sud-Ovest del Pacifico e America Latina. Il meeting market di prima fascia è sempre più sfidante, complesso, affollato e costoso. Per questo motivo i meeting planner restano sempre cauti sulle spese di organizzazione. Cercano di abbreviare i costi di viaggio, raggruppano riunioni e convegni a livello nazionale e inglobano più incontri in un singolo evento per dimostrare che il loro programma di spesa è accurato.

Le città di secondo livello offrono strategie alternative per compensare le carenze di capacità e la riluttanza degli alberghi a negoziare sconti. Qui gli incentivi sono maggiori, i sindacati sono più collaborativi, gli alberghi sono predisposti a raggruppare servizi accessori e includere gli accordi sul meeting nel contratto per le camere.

Pianifica dove il business sta crescendo

Eventi e meeting aziendali sono sempre sotto la lente d’ingrandimento affinché siano in linea con l’industria dell’azienda, riflettano la sua visione di mercato, siano fedeli al suo marchio e ammortizzino la spesa per promuovere il business. Ciò richiede che i meeting planner considerino anche fattori peculiari o di crescita sulla decisione della destinazione. Le città di secondo livello spesso rappresentano aree di grande investimento, concentrazione di talenti, crescita demografica, innovazione e opportunità commerciali.

È importante pianificare le riunioni per i mercati Tier 2 e Tier 3 tenendo d’occhio le ondate di crescita e le opportunità del settore. È l’esempio di Ahmedad in India per start-up e business angel. Phoenix, per i data center, Pittsburgh, per le imprese sostenibili e Des Moines, Iowa come destinazione per le innovazioni tecnologiche.

Il mercato meeting & events riunioni sta diventando più impegnativo e sempre più complesso. I meeting planner hanno il compito di organizzare sempre più riunioni con budget limitati. E l’esigenza di personalizzare i meeting per offrire maggiore valore da parte dell’azienda e curare un’esperienza unica per i partecipanti. Per molti buyers, i mercati di secondo livello sono diventati le principali destinazioni nel loro programma di pianificazione dei meeting e degli eventi business.

Scegliendo una città di secondo livello è possibile ottenere una più ampia scelta di servizi e contestualmente aumentare le possibilità di successo.

Guadagna, influenza e aumenta i tuoi risparmi

È molto complicato ottenere delle entrate da meeting organizzati nelle città di prima fascia. Ma le destinazioni di secondo livello possono vantare location ad hoc. Molte dispongono di centri congressi e camere d’albergo nuovi che attendono solo di essere prenotati. Le città di minore importanza possono essere perfette per meeting annuali e contratti pluriennali.

In più, queste città spesso offrono politiche amministrative che attirano il meeting program delle aziende. Ciò significa che puoi guadagnare influenza e far leva al tavolo delle trattative – così da risparmiare e proporre una migliore esperienza per i tuoi partecipanti.

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