Congressi

HOW WE THINK.

 

Il team dedicato al Mice, i famosi meeting, incentive, conferences/convention/congresses ed exhibitions/events, continua a crescere e si rafforza di esperienza e metodi di lavoro. Inauguriamo oggi uno spazio un po’ particolare: abbiamo chiesto a Viola, parte del team BCD Meetings & Events della nostra sede di Firenze, di raccontarci come funziona il suo lavoro. Lei ci ha pensato un po’ e, insieme, abbiamo trovato una chiave di lettura gustosa per parlare degli arcinoti eventi aziendali. Qui di seguito trovate il suo contributo: cosa ne dite, vale un secondo assaggio?

Succede di associare un ricordo a un odore particolare o a un gusto intenso. Ho letto di studi che assegnano un peso importante delle sensazioni legate all’olfatto e al gusto rispetto alle immagini, dalle quali siamo costantemente bombardati. Vuoi che siamo meno abituati ad utilizzarle o meno fini nel percepirle, ma quando si associano a un momento o a un oggetto non passano più.
A me capita spessissimo, anche sul lavoro. E qui devo confessare una mia cattiva abitudine.

Ogni anno, quando arriva l’estate, tutti i miei colleghi lo sanno, è automatico: mi approprio di uno dei frigoriferi – il “mio” diventa quello nell’ufficio di appoggio per i commerciali – e lo riempio della mia droga. Niente di speciale, ma il gelato diventa il mio carburante. Mi concentro in veri e propri periodi stile Picasso, con palline monocromatiche che rinfrescano i miei pomeriggi e colorano la scrivania. Passato qualche giorno, vado in saturazione e devo cambiare, ma – sarà che con i trenta sono diventata leggermente più compulsiva – tendo a far coincidere passioni ghiacciate e progetti caldissimi. Il gusto di gelato diventa il sapore che accompagna lo sviluppo dell’idea e dell’organizzazione.

Come quella volta in cui il brief è arrivato nel bel mezzo di una giornata particolarmente afosa della Firenze di fine primavera-inizio estate. Niente di nuovo: poche idee confuse per la richiesta di un evento aziendale dedicato ai clienti della zona triveneto di un brand di beni di largo consumo. È la nostra routine, ma in un pomeriggio di caldo intenso destreggiarsi tra le richieste e mettere in fila i to-do non è mai banale.

Mai banale: ecco la chiave. O, meglio, ecco la nota di gusto che avevo sulla punta della lingua. Rendere il consueto originale, come le fragoline di bosco nella mia coppetta.
Una bella sfida? Probabilmente, in un calo di zuccheri, sì – ma io difficilmente corro questo pericolo. Passo dopo passo ho aiutato il nostro cliente a capire di cosa aveva veramente bisogno, sfrondando il brief di quello che non era centrale e concentrandoci sui pilastri dai quali partire: target group, obiettivo e tempi di realizzazione. I valori aziendali hanno poi fatto il resto, guidandomi nel capire cosa poteva rispondere agli elementi messi sul piatto dal cliente. Abbiamo cercato di far ruotare tutto intorno a un’idea di freschezza che non marcisca mail dopo mail, telefonata dopo telefonata, aggiunta dopo aggiunta. E chi è immerso nel nostro lavoro (dietro o di fronte la scrivania) sa che i tiri da correggere sono sempre in agguato.

Una volta identificato il format più adatto che ha convinto il cliente, è stato il momento di partire alla ricerca della venue, di negoziare le condizioni migliori con tutti i fornitori di servizi coinvolti e di consegnare un pacchetto completo che mantenesse il gusto accattivante che ci ha entusiasmato. Per poi passare alla segreteria organizzativa dal momento dell’invio dell’invito ai ringraziamenti post evento, alla definizione dei dettagli dell’allestimento (sarà un caso, ma una suggestione colorata e fresca c’era anche qui), fino al presidio sul posto nella Fatidica Serata e al follow-up con analisi e monitoraggio dell’investimento sostenuto e del feedback raccolto.

Fresco, accattivante, fuori dagli schemi del “solito” networking aziendale. Con una sola sbavatura: «Musica d’atmosfera, cena buona. Certo, ci fosse stata una pallina in più sulle fragole alla fine…». Il sorriso – e anche l’acquolina – nasce spontaneo.

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