4 Consigli su come scegliere la Location per eventi perfetta

BCD Meetings Events scegliere la location per eventi business

Scegliere la location è fondamentale per la buona riuscita di un evento aziendale. In questo articolo lo staff di BCD Meetings & Events ti darà dei consigli concreti se sei un event planner.

Il post 4 consigli su come scegliere la location per eventi perfetta è dedicato a tutte le persone che si cimentano nell’organizzazione di un evento e hanno bisogno di un aiuto per capire come scegliere la location per eventi giusta senza commettere errori grossolani.

Nella scelta del locale, della sala, dello spazio congressi o in generale della location entrano in gioco diversi fattori. Obiettivi, aspettative, budget, dimensione e vincoli organizzativi. Come creare una corrispondenza tra tutti questi fattori e la scelta della sede giusta?

Gli event planner che si occupano di meeting e event management hanno come obiettivo quello di trovare la location perfetta e organizzare una convention aziendale nel modo più efficiente possible. Spesso si focalizzano su come evitare dispersione di tempo e di budget senza però sapere realmente come procedere nella scelta della giusta location.

Gli elementi a cui pensare sono numerosi: la sala, il servizio di catering, la scelta dei relatori. È importante,quindi, seguire pochi e semplici passi per far sì che la convention sia impeccabile, limitando al minimo malfunzionamenti e imprevisti.

Ecco 4 consigli su come scegliere la location per eventi perfetta che ti aiuteranno nel tuo ruolo di event planner

1. Il budget diventerà il tuo chiodo fisso

Quando scegli la location perfetta per il tuo evento, il budget a disposizione è il fattore che determinerà il tuo successo. Che tu lo voglia o no, il budget ha più potere di te nella scelta di una location per eventi business. È inflessibile, e che tu lo voglia o no è lui a condizionare la selezione finale. Prima di scegliere la sede definitiva, informati riguardo a ciò che è incluso nel prezzo comunicato in preventivo e quali sono le modalità di pagamento previste.

Devi valutare anche la politica di rimborso e la cancellazione delle prenotazioni. Verifica cosa include il prezzo finale: tavoli, sedie, parcheggio, copertura assicurativa, il diritto di tappo? Nel caso la location disponga di camere per la notte, qual è il prezzo? Quali sono le tariffe per il servizio bar?

2. Valuta sempre la posizione della location

La posizione è, ovviamente, uno degli aspetti fondamentali da considerare quando scegli la location di un evento. Infatti, una località facilmente raggiungibile è senz’altro la scelta migliore rispetto a una struttura lontana dalle principali vie di comunicazione. La regola della vicinanza dice di valutare con attenzione la distanza della location in cui vorresti organizzare il tuo meeting dalle principali autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie e fermate di bus e metropolitana. Questo primo fondamento va tuttavia interpretato sulla base alle esigenze dei partecipanti al meeting.

Chiediti sempre con che mezzo i partecipanti raggiungeranno la location per presenziare al meeting. Chi arriva da molto lontano presumibilmente lo farà in aereo, quindi gradirà una location facilmente raggiungibile dall’aeroporto. Altri partecipanti potrebbero raggiungere la location in treno. In questo caso bisogna valutare la vicinanza della location alle stazioni ferroviarie. Sia nel primo che nel secondo caso, un perfetto event planner terrà in considerazione la raggiungibilità della location con i mezzi pubblici come autobus, tram o metropolitana.

Certamente i tuoi ospiti potrebbero scegliere di spostarsi in automobile. Per nostra esperienza, questo potrebbe essere più comodo per partecipanti che presenziano all’evento ricoprendo ruoli di rilevanza o per motivi organizzativi. Ma spostare grandi masse di invitati con singoli mezzi privati potrebbe risultare difficile. Ad ogni modo tieni in considerazione la vicinanza della location a raccordi autostradali e soprattutto la presenza di un buon parcheggio.

E se la location del mio evento si trova fuori porta per cause di forza maggiore? In questo caso le tue qualità di event planner saranno messe a dura prova. La condizione di isolamento di strutture per eventi e meeting come agriturismi e antiche ville di campagna favorisce la creazione di un senso di intimità tra i partecipanti. Se il tuo evento è composto da un numero limitato di persone, puoi organizzare dei transfer speciali a bordo di Minivan o NCC dedicati. In questo modo riuscirai a garantire uno spostamento agile in una location esclusiva e fuori dai principali centri urbani.

3. Non sottovalutare il numero dei partecipanti

Compito di un buon event planner è quello di informarsi sugli spazi per eventi business a disposizione. La scelta della sala meeting parte dal numero di partecipanti stimato per l’evento. Quando scegli la location per il tuo meeting, ricorda di non affittare una sala troppo piccola per l’affluenza prevista. Allo stesso tempo devi fare attenzione a non affittare sale troppo grandi.

Hai mai sentito parlare di cenofobia? I tuoi invitati potrebbero conoscere la spiacevole sensazione di sentirsi dispersi in uno spazio semi deserto. Inoltre qualcuno potrebbe pensare che, data la scarsa affluenza, il tuo evento non sta riscuotendo il successo atteso come avevi promesso. Tutte queste problematiche potrebbero sembrarti piuttosto banali lette ora, nella tranquillità del tuo ufficio. Ma quando sei nel bel mezzo della gestione dell’evento ti accorgerai che è tutta un’altra cosa!

4. Il servizio di accoglienza sarà impeccabile?

Le esigenze di chi partecipa ad un evento business sono tante. Per fare un semplice esempio, quella di ricaricare i dispositivi mobile che i partecipanti si portano dietro. Assicurati che nella location selezionata siano presenti delle prese di corrente per permettere di ricaricare senza difficoltà telefoni, pc e tablet.

Fai predisporre un desk accoglienza efficiente per gli utenti che parteciperanno, così da dare loro tutte le informazioni di cui possono aver bisogno. Prepara una segnaletica che indichi chiaramente i luoghi di interesse dell’evento. Ma ricordati sempre di farlo con stile!

Il perfetto event planner sa come indirizzare i partecipanti senza stonare con la location. Mai successo di veder vagare da una sala all’altra gli invitati prima di trovare quella giusta? Soprattutto se in quella giornata e in quella location ci sono più eventi in programma.

Predisponi delle zone accessibili per i coffee break indispensabili per invogliare i partecipanti a fare networking tra loro. Non sottovalutare l’accessibilità degli ospiti con disabilità: ciò significa che la tua location dovrà essere dotata di ascensori adatti, rampe e altri servizi per gli ospiti con disabilità fisiche.