8 Trend Tecnologici per Meeting da non perdere nel 2020

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Il successo degli eventi e dei meeting aziendali è aumentato anche grazie all’ausilio di strumenti tecnologici. Spesso sono utilizzati per facilitare la pianificazione e la gestione degli eventi. Dalla registrazione degli ospiti, alla selezione del pasto, all’acquisizione di dati riguardo i partecipanti e i loro spostamenti. Un organizzatore di eventi deve sempre sapere quali sono i trend tecnologici per meeting ed eventi da non perdere.

I trend tecnologici supportano il modo in cui la tua audience viene coinvolta durante un evento in ogni fase del suo percorso. La tua abilità di analizzare i dati rilevati dalle tecnologie, inoltre, ti permette di progettare eventi sempre più innovativi che coinvolgono il pubblico e hanno risonanza mediatica.

La tecnologia permette a organizzatori e event planner di creare eventi che coinvolgono ed emozionano gli ospiti. In seguito alla pubblicazione del report What’s Trending 2020, BCD Meeting & Events ha compilato una lista dei sei trend tecnologici che saranno in voga durate i meeting e gli eventi aziendali nel 2020.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #1 Projection Mapping

Il projection mapping è simile alla spatial augmented reality o al video mapping: un’immagine dalle forme irregolari viene proiettata sopra oggetti di diversa forma e dimensione. Ciò può trasformare qualsiasi oggetto 3d in un display interattivo che permette al tuo pubblico di godere di un’esperienza innovativa ed immersiva.

Questa tecnologia esiste da decenni, ma solo recentemente è stata utilizzata dalle società per organizzare eventi corporate con il fine di aumentare la gamification e migliorare il social engagement dell’evento. Queste attività sono ultra-social-media-friendly!

Guarda questi interessanti esempi di progetti di mapping.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #2 Radio Frequency Identification

La RFID utilizza radio frequenze per trasferire dati wireless attraverso dei tag che possono essere incorporati su badge, band, carte di plastica, ecc. Grazie a questa tecnologia è possibile collezionare dati sul modo in cui i tuoi partecipanti hanno fruito dell’evento.

Per esempio, gli RFID possono essere utilizzati per fare check-in nelle sessioni di breakout e dare agli organizzatori di eventi un miglior senso di dove la loro audience vada e che cosa interessi loro. Ci sono numerosi vantaggi che la tecnologia RFID può fornire, incluso code più veloci al check-in, dati immediati sul foot traffic e la possibilità di pagare cashless.

Ma, soprattutto, la tecnologia RFID consente un livello di engagement altissimo. I partecipanti potranno interagire sul luogo con sponsor e altri partecipanti tramite sondaggi e questionari live.

Consiglio: aggiungi dei Food&Beverage token all’interno di un badge identificativo o di uno smart watch per i tuoi guest da utilizzare nel corso dell’evento.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #3 Virtual Reality (VR)

La Realtà Virtuale è una tecnologia innovativa che permette ai i partecipanti dei tuoi eventi di interagire con gli espositori. Noi riteniamo che la VR sia un fattore determinante per migliorare l’esperienza del partecipante e fargli provare una tecnologia alla quale probabilmente quest’ultimo non ha accesso nel quotidiano.

Un headset VR permette ai partecipanti di immergersi a 360° in immagini 3D, scoprendo posti e provando emozioni che sono inaccessibili in altro modo. Inoltre, il VR viene utilizzato durante le fiere per effettuare dimostrazioni interattive del prodotto dei venditori che, per ragioni di dimensione o logistica, non hanno potuto metterlo in esposizione.

Molti hotel e DMC, infine, stanno utilizzando questa tecnologia per mostrare le loro camere o destinazioni ai prospect senza doverli effettivamente portare sul posto.

Consiglio: i tuoi partecipanti sono competitivi? Usa la realtà virtuale come parte della tua strategia di gamification. Le cacce al tesoro si sono evolute utilizzando i VR e posizionando indizi virtuali vicino agli stand degli espositori nelle fiere.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #4 Artificial intelligence (AI)

Artificial Intelligence è la buzzword per quanto riguarda gli eventi – e lo è diventata per una buona ragione. La AI è uno strumento che gli organizzatori di eventi stanno includendo all’interno delle loro soluzioni tecnologiche per i consumatori. Grazie ad essa, l’esperienza del partecipante viene migliorata e gli viene data la possibilità di ottenere un maggior valore grazie ad esperienze significative che gli permettono di raggiungere i suoi obiettivi legati all’evento analizzando i suoi interessi e bisogni.

Questa capacità di matching consente delle interazioni di maggior impatto e rilievo tra i partecipanti, espositori e sponsor che, a turno, permettono agli ultimi due una migliore comprensione di quali siano i bisogni e gli interessi della loro audience.

La AI deep learning, che si basa sul riconoscimento di pattern, permette ai lavoratori del settore eventi di anticipare quali requisiti di logistica sono necessari per un evento in termini di F&B e controllo del flusso di persone.

Consiglio: integra una piattaforma di IA in applicazioni mobili per una fiera o evento di networking. Ciò consentirà una migliore interazione tra venditori e partecipanti mentre fornisce a questi ultimi suggerimenti in base ai loro interessi.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #5 Facial Recognition

Quando incorporato efficacemente, il riconoscimento facciale può essere uno eccellente strumento per riuscire a trasmettere gli obiettivi dell’evento e raggiungere le aspettative dei sempre più esigenti partecipanti. Per implementare questo tipo di tecnologia è necessario raccogliere immagini chiare dei partecipanti all’evento in anticipo o durante il check-in.

Il riconoscimento facciale può aiutare l’ottimizzazione dell’esperienza del check-in, consentendo ai partecipanti una semplice camminata davanti ad una videocamera, la quale scannerizzerà il loro volto e il guest riceverà subito il suo badge. Grazie alla facial recognition, gli espositori sono in grado di accedere a delle informazioni sulla lead che interagisce con loro agli stand. Gli event planners possono sfruttare questa tecnologia anche per tracciare facilmente i movimenti dei partecipanti in modo da capire quando questi entrano nelle diverse sessioni, evitando così code e rallentamenti tra le varie aree dell’evento.

Inoltre, questa tecnologia può fornire informazioni sui partecipanti in modo rapido affinché queste aiutino la personalizzazione dell’esperienza. In questo modo, quando un partecipante inizia ad interagire con uno stand, il riconoscimento facciale può fornire informazioni come quale sia l’obiettivo che intende raggiungere partecipando all’evento, aiutando l’espositore ad iniziare la conversazione nel miglior modo possibile.

Il riconoscimento facciale ha, inoltre, l’abilità di scansionare la tua audience e raccogliere informazioni per comprendere l’andamento emotivo della stanza. È possibile anche, in tempo reale, comunicare agli speaker o performer di cambiare il ritmo della comunicazione quando necessario per coinvolgere maggiormente i partecipanti.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #6 Chatbot

Le aziende in tutto il mondo usano i chatbot per comunicare con i loro pubblico di riferimento quando e dove vogliono. Negli ultimi anni i chatbot stanno diventando sempre più comuni nel settore degli eventi e stanno gradualmente rimpiazzando gli stand informativi presenti ai meeting, agli eventi e alla fiere di settore. Le aziende hanno riconosciuto i benefici che possono trarre dall’utilizzo di chatbot come parte integrante delle loro strategie di customer engagement.

Il Cosmopolitan Hotel a Las Vegas, ad esempio, usa un’assistente virtuale VIP chiamata Rose. Supportata da un certo sense of humour, Rose risponde velocemente alle richieste degli ospiti e eroga consigli su bar e ristoranti in zona. Presso il Clarion Hotel ad Amsterdam, invece, agli ospiti viene proposto un chatbot maggiordomo personale: un assistente digitale Amazon Echo che trovano nelle loro camere. Lo scopo è quello di esaurire le richieste degli ospiti, come chiamare un taxi, ordinare il servizio in camera, trovare informazioni online e altre operazioni tipiche del modo dell’hotellerie.

CONSIGLIO: Immagina di essere al fianco dei tuoi ospiti in ogni momento durante una conferenza o un viaggio incentive. Integra un chatbot nella tua app per mobile o nel tuo sito web per rispondere ad ogni possibile domanda e per dare consigli sulle attrattive del luogo.

Trend tecnologici per meeting e eventi: #7 Augmented Reality (AR)

La AR è una tecnologia che sovrappone le immagini generate a computer a ciò che l’utente sta vendendo nel mondo reale, creando una realtà migliorata. I professionisti degli eventi hanno implementato la AR nelle loro attività per migliorare l’event engagement durante le dimostrazioni di prodotti. Con l’AR, i partecipanti possono interagire con i nuovi prodotti in modo da creare una connessione emozionale. Per favorire una comprensione approfondita di un prodotto ad una fiera, la AR può consentire ai partecipanti di vedere come questo funzioni una volta attivato e come – e da cosa – sia composto il suo interno. Inoltre, diversi modelli del prodotto potrebbero venire comparati in modo da evidenziare in che cosa si differenzino.

La AR può, inoltre, essere utilizzata per fornire assistenza agli speaker durante una presentazione, creando stage esperienziali unici facendo leva sull’interattività visuale che supporta i punti chiave della presentazione. AR è ancora negli stadi iniziali del suo utilizzo, ma il potenziale che ha è ancora da definire.

Consiglio: vuoi ottenere un maggiore engagement al tuo stand in un trade show o una fiera? Prova un gioco interattivo basato sulla realtà aumentata che mostri le caratteristiche del prodotto – ciò soddisferà ed educherà i partecipanti!

Trend tecnologici per meeting e eventi: #8 Mobile App

Quando si tratta del settore degli eventi e dei meeting, le mobile app sono considerate un gioco da ragazzi, quasi scontate. Ci sono centinaia se non migliaia di app che offrono soluzioni customizzate per qualsiasi tipo di evento (incluse le presentazioni commerciali e le conferenze). Le app per cellulari svolgono il ruolo di centro informativo, sia per gli organizzatori che per gli stessi partecipanti. Tramite il loro ausilio, infatti, puoi accedere alla tua agenda personale, vedere la lista dei partecipanti, avere informazioni sull’evento generale o ricevere messaggi e offerte speciali dagli sponsor.

Oltre a fornire in modo veloce e conveniente informazioni, le app sono anche interattive. Permettono alle aziende di utilizzare sistemi di gamification come sfide, premi e classifiche per rinforzare gli obiettivi del meeting e garantire l’interesse dei partecipanti tramite un’esperienza coinvolgente. Oltre ad essere state per molto tempo parte integrante della fase strategica dell’organizzazione degli eventi, le app rimangono un elemento centrale nella tecnologia, con un continuo focus sulla realizzazione di esperienze personalizzate.

Consiglio: crea hype per i tuoi eventi prima che essi inizino, comunicando con i partecipanti. Rilascia stralci di interviste, contenuti esclusivi e mini-update che facciano crescere il desiderio di averne ancora.