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Virtual Meeting e Best Practices Tecniche, intervista a Evan Thompson

I virtual meeting non sono solo eventi live che vengono trasmessi in streaming a un pubblico remoto.

Sono un’esperienza unica specificamente progettata per consentire a chi si collega da remoto di consegnare in modo efficace i propri messaggi ai partecipanti virtuali. Poiché molte aziende guardano ai virtual meeting con interesse, BCD Meetings & Events risponde ad alcune domande su quali piattaforme e quali tecnologie sono necessarie per i diversi tipi di riunioni virtuali.

Recentemente abbiamo incontrato Evan Thompson, Director of Live Events per BCD Meetings & Events Nord America, e gli abbiamo fatto qualche domanda sul topic dei virtual meeting.

Virtual Meeting e Best Practices Tecniche live chatting BCD Meetings & Events

Virtual Meeting e Best Practices Tecniche, Evan Thompson risponde 

D: Qual è la migliore piattaforma tecnologica di streaming per virtual meeting?

Evan: Esiste un’ampia varietà di piattaforme virtuali per riunioni, ma non considero nessuna di queste “adatta a tutti“. In BCD Meetings & Events preferiamo non fossilizzarci su un’unica soluzione quando si tratta di piattaforme per virtual meeting. Dipende sempre da cosa si adatta meglio a un determinato programma o evento.

Utilizziamo più frequentemente Zoom, Microsoft Teams e WebEx. A seconda delle esigenze e delle specifiche esatte dell’evento (come traduzioni, sondaggi o votazioni dal vivo o sessioni di domande e risposte), aiutiamo i clienti a determinare quale piattaforma possa soddisfare al meglio le loro esigenze. Consigliamo ai nostri clienti di scegliere la piattaforma di virtual meeting corretta in base alle loro relazioni di business e ai possibili partecipanti alla riunione o conferenza virtuale. In collaborazione con i dipartimenti IT dei nostri clienti.

D: Di quale tecnologia hanno bisogno le aziende per i virtual meeting?

Evan: La cosa più importante è una connessione Internet stabile e affidabile (il classico cavo Ethernet per fare un esempio!).
Sebbene sia preferibile una connessione Internet veloce, la maggior parte delle piattaforme di meeting o webcast virtuali sono in grado di funzionare con velocità di download fino a 15 mps.

In secondo luogo, i partecipanti devono poter contare su un buon audio in modo che tutti possano ascoltarli chiaramente. L’utilizzo di cuffie (anche air pod), la riduzione al minimo dei rumori di sottofondo e il controllo dell’audio in anticipo per la risoluzione di eventuali problemi potenziali sono considerate best practice. Infine, consigliamo alle aziende che tutti i relatori abbiano una buona illuminazione in modo che possano essere visti chiaramente e avere un bell’aspetto in video.

D: Passare da un evento live a uno virtuale significa perdere gran parte delle interazioni bidirezionali e delle opportunità di networking di persona su cui facciamo affidamento. Qual è la migliore piattaforma per gli scambi one-to-one?

Evan: quando si tratta di virtual meeting (ed eventi live, del resto), non è la piattaforma a rendere interattivo l’evento. È il modo in cui si progetta e struttura l’evento. I virtual meeting con più partecipanti aiutano non solo a mantenere vivace lo spettacolo, ma permettono l’interazione da più postazioni.

L’uso di domande e risposte o sondaggi in tempo reale consente al pubblico di interagire direttamente con il meeting. O ancora, gli invitati “in primo piano” possono avere un ruolo di rilevanza nell’assegnare riconoscimenti speciali a determinati ospiti all’evento. Fornire numerosi eventi di networking prima, durante e dopo l’evento virtuale offrirà ai partecipanti ulteriori opportunità di interagire tra loro e con i relatori.

D: Quali sono alcune best practice per evitare interruzioni tecniche nel corso di un virtual meeting?

Evan: Per raggiungere uno standard minimo di servizio, consideriamo ottimale un virtual meeting che si svolge senza intoppi o noie tecniche. Ripeto, è fondamentale che tutti i relatori abbiano un accesso affidabile e stabile alla rete.

Raccomandiamo vivamente che i nostri clienti utilizzino uno studio cablato, possibilmente come quello presso i nostri uffici, in cui la connessione Internet viene costantemente testata. E vengono utilizzate due connessioni Internet che garantiscono ridondanza. Ciò è particolarmente consigliato anche per l’ospite dell’evento virtuale.

Se un partecipante remoto ha problemi con la propria connessione Internet di casa, l’ospite non deve poter essere danneggiato ma continuare a mantenere la sua connessione con l’evento.

Raccomandiamo test tecnici approfonditi sulla rete per due motivi:

  1. Ciò permette a uno speaker in remoto, ad esempio, di mostrare una propria presentazione o un contenuto, provare correzioni e risolvere eventuali problematiche prima dell’inizio della riunione;

  2. Registriamo tutte le prove che gli speaker vogliono fare, quindi in caso di problemi tecnici o di connessione, siamo in grado di riprodurre contenuti pre-registrati consentendo ai partecipanti di visualizzare la presentazione del cliente.

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