Industry Trends

3 motivi per implementare un'agenzia per la gestione dei tuoi eventi

Le aziende dovrebbero valutare ora se affidarsi a un’agenzia di gestione eventi e meeting esternalizzando quindi la loro organizzazione e pianificazione, ma hanno molte preoccupazioni circa la fase di transizione. Il team di Performance Optimization di BCD Meetings & Events sa che il compito di onboarding di nuovi clienti può essere complesso. Richiede un lavoro significativo sia da parte dell’agenzia che da parte del cliente per garantire che tutte le domande abbiano risposta, che tutti i materiali vengano approvati e che le decisioni riguardo al personale siano prese. Non c’è da meravigliarsi che i clienti siano preoccupati in questa fase. Infatti, la domanda principale è “Quanto tempo ci vorrà?”.

Ma è proprio adesso il momento di fare questo cambiamento. Ecco perché.

Meetings management

Change Management

Essendo diminuito se non azzerato il traffico dei viaggi per affari, è proprio questo il momento giusto per catturare l’attenzione dei tuoi stakeholder. Hanno infatti la possibilità di partecipare a focus group e di discutere circa quali miglioramenti del processo siano importanti per loro e sono alla ricerca di informazioni circa le riunioni virtuali e ibride.

Le implementazioni possono includere un semplice piano di comunicazione e una strategia con complessità personalizzata in base alle esigenze del cliente. Scegli un’agenzia con un team con il giusto know-how per le tue specifiche esigenze di riunione e cerca di capire come riposizionare un programma di incontri e strategie e quali tipi di riunioni dovrebbero essere virtuali, ibride o di persona in futuro. La consulenza con gli stakeholder durante il processo di implementazione consente di costruire insieme il tuo nuovo programma.

Migliora il tuo programma

Pensare “Questo è il modo in cui l’abbiamo sempre fatto” non funziona più (se mai lo ha fatto). I tempi sono cambiati e la pandemia COVID-19 ha evidenziato debolezze nelle strutture di gestione delle riunioni strategiche di molti clienti. E ‘il momento di valutare se il tuo meeting program sia sano o abbia bisogno di una rinfrescata. Per iniziare, rispolvera la tua meeting policy e stabilisci i parametri corretti per rispettare il duty of care e per includere nel tuo planning anche riunioni ibride e virtuali.

E’ anche il momento giusto per valutare la corretta dimensione del tuo team e assicurarsi di avere il giusto numero di membri del team e il giusto mix di ruoli per sostenere la tua azienda in questo momento così difficile.

Un’altra idea da considerare è l’introduzione all’interno del tuo team di una figura specializzata nelle esigenze dei programmi ibridi e virtuali: un Virtual Technology Manager. Abbiamo introdotto questo ruolo per molti nostri clienti per garantire una gestione impeccabile delle attività virtuali.

Transizione senza soluzione di continuità

L’interruzione minima dell’attività è sempre la chiave per un’implementazione di successo. Durante un’implementazione, è importante che la tua agenzia uscente lavori con la nuova agenzia per assicurarsi che tutti i dettagli vengano regolarmente recepiti e che tutte le attività in sospeso vengano completate. Stilare un processo rigoroso che regoli questo passaggio renderà la transizione più agevole.

Team working

L’attuale stallo legato al mondo di meeting ed eventi (ma non solo) rende questo processo assolutamente più facile: basti pensare che una transizione in questo momento gestirebbe 50 programmi già aperti contro i 250 di periodi di normale lavoro.

Dopo un’implementazione estremamente complessa, un nostro cliente ha affermato che questa era l’unica occasione per poter fare un cambiamento come questo. Se stai pensando anche tu di fare un cambiamento perché sei insoddisfatto della tua agenzia corrente, sei preoccupato per la sua stabilità finanziaria o non ritieni che il tuo attuale fornitore abbia una visione strategica e globale necessaria per una crescita del tuo meeting plan allora prendi subito la strada del cambiamento: non c’è mai stato un momento migliore per farlo.

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