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Il passaggio positivo al mondo virtuale dei meetings nel mondo delle Life Sciences Companies

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Gli ultimi mesi hanno portato molti cambiamenti nel settore di meeting ed eventi. Abbiamo dovuto adattarci rapidamente ed essere flessibili per far fronte a tempi difficili e spostare senza soluzione di continuità i programmi dal vivo al virtuale per i nostri clienti. Nell’ambito delle aziende Life Sciences, i nostri team sono stati in grado di trasferire centinaia di programmi a riunioni virtuali negli ultimi 6 mesi.

TRANSIZIONE DEI PROGRAMMI DEL SETTORE LIFE SCIENCES PER IL SUCCESSO DEI VIRTUAL MEETINGS

Oggi parliamo con Liz Dodson, Global Account Director per i nostri clienti Life Sciences, per capire come lei e i suoi team abbiano guidato con successo questi rapidi cambiamenti e come abbiano continuato a supportare i clienti negli ultimi mesi.

“Il mondo si affida agli operatori sanitari e alle aziende del settore Life Sciences per scoprire non solo un vaccino per questa epidemia in corso, ma per portare sul mercato trattamenti e cure per miriadi di altri stati di malattia che sono stati in attesa dietro le quinte. Quei pazienti hanno bisogno dei risultati che arrivano quando i professionisti medici e le aziende di scienze biologiche lavorano insieme.”

D: In che modo è cambiato il ruolo di un pianificatore?

In molti modi, il ruolo del pianificatore NON è cambiato. I nostri meeting manager si consultano con i proprietari delle riunioni sull’agenda ideale e il formato delle loro riunioni, suggeriscono i fornitori che meglio si adattano al design della riunione, gestiscono il budget complessivo e comunicano con i partecipanti. Il grande cambiamento è invece nel lavoro del meeting planner che deve selezionare fornitori di “ambienti” per i virtual meeting.

D: Quale fattore secondo te è stato più determinante nella nostra capacità di adattarsi ai clienti?

Non importa il tipo di interazione, la priorità numero uno dei nostri clienti del settore Life Sciences è l’esperienza dei loro delegati esterni, sia HCP che pazienti. La nostra comunicazione ponderata con gli HCP assicura che comprendano il processo di incontro virtuale e quindi abbiano un’esperienza positiva. La nostra capacità di guidare sia i nostri clienti che i loro stakeholder chiave attraverso il complesso mondo degli incontri virtuali ci ha reso partner fondamentali in questo nuovo mondo.

D: Hai visto delle differenze tra i vari Stati nel modo in cui i clienti hanno scelto di gestire i loro incontri?

Prima della pandemia del COVID-19, vi erano differenze nell’adozione delle riunioni virtuali. Gli U.S.A. erano uno degli unici Paesi in cui gli incontri virtuali erano prevalenti. Ora, stiamo assistendo a riunioni virtuali che si svolgono con successo in ogni posto del mondo. La strategia di coinvolgimento dei partecipanti dovrebbe essere personalizzata in base alle culture e ai costumi locali per massimizzarne il successo.

D: Di quali fattori di compliance avete bisogno per essere consapevoli quando si eseguono eventi virtuali per le aziende del settore Life Sciences?

Dal momento che ci sono trasferimenti di valore minimi in un mondo virtuale, la compliance è talvolta trascurata. Tuttavia, la compliance è altrettanto critica in un ambiente virtuale. Gli HCP spesso devono firmare un contratto prima di partecipare, e la loro presenza deve essere attentamente monitorata e certificata. Alcuni programmi possono avere anche bisogno di prendere in considerazione un attento monitoraggio. Inoltre, il cibo e le bevande devono essere attentamente esaminati. Recentemente, associazioni come Phrma e Advamed hanno stilato una guida sulla fornitura di pasti per programmi educativi virtuali. Infine, il contenuto condiviso nelle riunioni di questo settore è confidenziale e proteggerlo è più complicato nell’ambiente virtuale. I nostri team sono esperti nel gestire le complessità della compliance nel mondo virtuale.

D: Che tipo di meetings abbiamo organizzato dall’inizio della pandemia?

Il mondo si affida agli operatori sanitari e alle aziende del settore Life Sciences per scoprire non solo un vaccino per questa epidemia in corso, ma per portare sul mercato trattamenti e cure per miriadi di altri stati di malattia che sono stati in attesa dietro le quinte. Quei pazienti hanno bisogno dei risultati che arrivano quando i professionisti medici e le aziende di scienze biologiche lavorano insieme. Quindi, in questo senso, il mondo non si è fermato e le riunioni sono ancora in corso. Il modo in cui guardano e si sentono, le dimensioni e la durata – queste sono cose che sì, sono cambiate un po’. Negli ultimi sei mesi abbiamo gestito quasi tutti i tipi di meetings di questo settore, sia interni che esterni. Alcuni esempi di internal meetings sono gli incontri di vendita e lancio di prodotti. Gli external meetings includono i comitati consultivi, le riunioni degli investigatori, le riunioni del comitato, la gestione dei congressi, i teatri/simposio di prodotto ed i corsi di formazione degli speaker.

D: Perché pensi che i clienti del settore Life Sciences siano aperti al passaggio al virtuale?

Penso che ci siano due ragioni. In primo luogo, come detto sopra, gli incontri di questo settore devono per forza svolgersi, è in gioco il miglioramento dei risultati dei pazienti. Secondo, era un’evoluzione naturale. Molti dei nostri clienti erano già a conoscenza di incontri virtuali e hanno partecipato con successo a riunioni virtuali per anni. Storicamente, i formati virtuali erano più comuni nelle riunioni esterne con gli HCP, in quanto sono impegnati e il loro tempo in ufficio con i loro pazienti è incredibilmente prezioso. Quindi, gli incontri virtuali sono stati storicamente utilizzati per sessioni più brevi o riunioni con tempi di esecuzione molto brevi. Poiché il virtuale era già integrato nella loro strategia/processo/compliance, è stato facile per queste aziende orientarsi verso formati virtuali per tutti i propri meetings da quando esiste il COVID-19. Un cliente ha convertito una serie di comitati consultivi live già pianificati in riunioni virtuali con solo 2 giorni di preavviso.

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