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Best practice degli eventi virtuali

Quali sono le best practice degli eventi virtuali che possono essere utilizzate anche in caso di eventi di persona? Scopri le regole chiave che hanno permesso ad alcune parti del Mondo di ritornare ad organizzare eventi di persona di successo e quindi di sfruttare le best practice degli eventi virtuali.

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Come molti altri settori, il mondo di meeting ed eventi ha dovuto adattarsi rapidamente all’inizio della pandemia da COVID-19. Per poter continuare ad organizzare i meeting, ora in un formato virtuale, sono necessari la rapidità e la formulazione di nuove e aggiornate best practice (scopri come organizzare un evento virtuale di successo).

I professionisti del settore degli eventi hanno dovuto rapidamente imparare, comprendere e trasferire le nuove conoscenze a tutti i propri collaboratori e studiare il modo migliore per organizzare eventi virtuali che fossero efficaci nonostante non ci fosse l’interazione di persona tra i partecipanti.

Percorrendo questo cammino, si è capito che molte best practice virtuali possono essere facilmente tradotte anche per gli eventi di persona. E che questi nuovi insegnamenti potrebbero essere il coronamento di molte sfide presentate dalla pandemia.

Le 6 Best Practice

 

La preparazione degli speaker

Prima del 2020, la preparazione degli speaker consisteva in una rapida sessione di training di 20 minuti – solo un microfono e un rapido controllo dei dettagli tecnici quali luci, volume, etc. Ma, con il passaggio al virtuale, si è presto capito che la preparazione degli speaker era fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Gli speaker hanno iniziato allora a partecipare alle prove pre-evento per facilitare i controlli delle attrezzature e ricevere istruzioni riguardo all’abbigliamento, postura e coinvolgimento del pubblico.

Soglia di attenzione

La soglia di attenzione per un evento digitale è significativamente ridotta rispetto alla soglia di attenzione durante un evento di persona. Di conseguenza, le agende degli eventi virtuali hanno dovuto tenere in considerazione questo aspetto. Brevi discorsi in stile Ted, elementi interattivi, pause frequenti, sessioni generali più brevi e speaker multipli sono alcuni modi per mantenere alta l’attenzione del pubblico. Dal momento che i partecipanti alle riunioni si sono abituati a questi elementi, vale la pena di considerarli anche nei vostri prossimi eventi di persona  in modo da mantenere alto l’engagement dei vostri partecipanti.

Attendee Journey

Comprendere l’attendee journey e instaurare un processo di pre-collaborazione sono elementi necessari per essere certi della partecipazione del pubblico ed elevare il livello di engagement. Quando i partecipanti vengono coinvolti già in una fase precedente al meeting, è molto più probabile che il messaggio dell’evento venga recepito e metabolizzato. Questa è certamente una buona pratica da tenere a mente andando avanti. Inoltre, è importante ricordare l’engagement post evento.  Comprendere l’intero percorso dei partecipanti e stimolarli in ogni fase è la chiave per eseguire un meeting o un evento di successo.

Brain Fuel

Anche con l’introduzione degli eventi virtuali alcuni clienti hanno mantenuto la componente F&B organizzando la spedizione di kit pasto, snack, alcol, dolci e altro ancora  ai partecipanti. Quando le riunioni ritorneranno a svolgersi di persona (o verranno organizzati eventi ibridi), il cibo continuerà ad essere una strategia utilizzata per mantenere alto il benessere dei partecipanti.

Verifica della conoscenza

Quali conoscenze hanno acquisito i partecipanti durante la riunione? Hanno ben compreso il messaggio? Le riunioni virtuali includono domande e risposte, forum di chat online, sondaggi e altro ancora. Questi espedienti dovrebbero essere utilizzati anche durante i meeting di persona per garantire che ai partecipanti arrivino i messaggi chiave.

Work/Life Balance

Dire che il 2020 è stato un anno difficile sarebbe un eufemismo, ma abbiamo imparato il vero valore della salute, del benessere mentale e del trascorrere del tempo con i propri cari. Una volta che il viaggio riprenderà a livelli pre-COVID e saremo di nuovo in hotel e luoghi di ritrovo, sarà necessario mantenere questo equilibrio tra lavoro e vita privata. In questo modo i partecipanti saranno più felici e più inclini a partecipare ai futuri incontri di persona.

Nell’ultimo anno, l’industria dei meeting ed eventi è stata reinventata, con best practice avanzate e sviluppate più velocemente che mai. È importante tenere queste best practice ben in mente mentre lentamente ritorniamo agli eventi di persona (o ibridi) al fine di non vanificare tutti gli sforzi fatti in questo anno difficile.

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