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Business case per un ritorno ai meeting di persona

Eventi-in-presenza

In precedenza, abbiamo discusso del motivo per cui gli esseri umani sono “programmati” per stare insieme . E mentre siamo tutti ansiosi di rivederci di persona, sappiamo che tornare ai tempi pre-pandemia è un’impresa difficile. Sono successe molte cose dall’inizio del nuovo anno e il COVID-19 sta ancora scuotendo il mondo degli incontri e degli eventi.

Ecco perché abbiamo fatto un’analisi insieme ai nostri clienti per vedere cosa c’è in serbo per i loro programmi. C’è un motivo per tornare ad organizzare eventi di persona? Esiste una via di mezzo in cui gli eventi di persona, gli eventi ibridi e quelli virtuali fanno tutti parte dell’equazione?

Ecco cosa sappiamo ora.

Customer insights riguardo al futuro di meeting ed eventi aziendali

Il ritorno dei meeting di persona

Il 49% dei clienti prevede che il ritorno agli eventi di persona coinciderà con un ritorno in ufficio. La ricerca di soluzioni per ritornare a lavorare in sede si sta svolgendo a velocità e fasi diverse in tutto il mondo, fortemente influenzata dalle normative locali e dall’assistenza sanitaria.

Come sappiamo dai nostri precedenti articoli, un ritorno alla vita in ufficio è un aspetto importante per bilanciare la virtual fatigue, migliorare la collaborazione e migliorare la salute generale. Questa è una realtà sostenuta anche dalla scienza. Gli studi dimostrano che la conversazione faccia a faccia è un aspetto importante del contesto di comunicazione di un team ed è essenziale per l’equilibrio dei team di lavoro. Nel complesso, la comunicazione di persona riduce gli effetti negativi nei team che lavorano insieme e li porta ad avere una maggiore efficacia anche nella comunicazione elettronica.

Le persone preferiscono di gran lunga gli incontri di persona quando hanno la necessità di comunicare con i colleghi. Allo stesso modo, oltre l’80% dei dipendenti appartenente alla Generazione X e i Millennial affermano che la comunicazione di persona è di fondamentale importanza per mantenere le relazioni sul lavoro ed è di gran lunga preferibile alla comunicazione via telefono, e-mail, messaggistica istantanea, messaggi di testo, siti di social network e chat video.

Fortunatamente grazie alla campagna vaccinale in atto ci sono buone possibilità di tornare presto in ufficio.

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Attualmente, circa il 4% dei clienti sta organizzando eventi di persona, un dato che è leggermente inferiore rispetto all’autunno 2020. Date le innumerevoli sfide che devono affrontare gli organizzatori di eventi, le differenti situazioni socio-sanitarie nel mondo questo dato non ci deve stupire. I clienti affermano che i maggiori ostacoli per un ritorno a meeting in presenza sono gli stessi che hanno dovuto affrontare all’inizio della pandemia.

Ecco i principali ostacoli

  • Distanziamento sociale in viaggio e in loco in occasione di eventi (17%)
  • Regolamenti in rapida evoluzione (15%)
  • Quarantena all’arrivo e al ritorno (13%)
  • Rischi per la salute quando i partecipanti tornano a casa (13%)

Queste sfide, tuttavia, non sono insormontabili. Sebbene alcuni aspetti siano fuori dal nostro controllo, il settore ha raccolto collettivamente la sfida di affrontare le esigenze degli eventi di persona con nuove procedure e aspettative per questo tipo di riunioni. La maggior parte dei clienti ipotizza un ritorno più massiccio agli incontri di persona nel terzo trimestre del 2021 o successivamente.

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Il futuro degli incontri e degli eventi ibridi

Nel frattempo si svolgono ancora incontri ed eventi, ma con nuovi format. Il settore si è adattato e mentre continuiamo a vivere in un mondo digitale le esperienze virtuali e i modelli ibridi solo la soluzione a un bisogno che in precedenza non c’era.

Il 53% dei clienti prevede che i format completamente virtuali rimarranno la prima scelta nel 2021. I formati ibridi rappresenteranno il 47% . Le organizzazioni che hanno costruito strategie virtuali e ibride sono assolutamente all’avanguardia perché questi format rimarranno nel tempo. Oltre il 50% dei clienti afferma che dal 20% al 30% (o più) degli eventi interni più piccoli che sono passati al virtuale o all’ibrido non torneranno più ad essere svolti in presenza.

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