Conferenza virtuale della Royal Society

Un evento per rafforzare la collaborazione e l'impegno nella comunità scientifica.

A colpo d'occhio

Settore Virtual Event
Location Virtual
Tipo di evento Event Solutions
Partecipanti 32 paesi partecipanti
Durata oltre 30 ore di video

Brief

A causa della pandemia la Royal Society ha dovuto esaminare un modo alternativo per tenere la sua conferenza scientifica virtuale all’inizio del 2021.

La Royal Society ha chiesto così la collaborazione di BCD Meetings & Events per una gamma completa di servizi specialistici per la gestione di eventi, per utilizzare le migliori piattaforme virtuali, consulenza nella gestione dei dati, analisi e produzione tecnica; con l’obiettivo finale di un evento virtuale indimenticabile.

Questo progetto non riguardava solo la condivisione di informazioni, ma mirava anche a rafforzare le collaborazioni e l’impegno, era imperativo che l’agenda dell’evento includesse innovative tecniche di networking, incontri 1:1 e stimolasse la collaborazione tra i partecipanti, nonché offrire un mix di appuntamenti live e contenuti preregistrati.

Soluzione

BCD Meetings & Events ha realizzato un incontro virtuale che si è svolto nell’arco di quattro giorni con l’apertura della piattaforma al pubblico una settimana prima per consentire presentazioni, networking e collaborazione tra i partecipanti. La piattaforma è poi rimasta aperta per il mese successivo per consentire il proseguimento della connessione.

Per massimizzare la capacità di fare rete e collaborare, la soluzione e il programma della piattaforma di BCD M&E hanno incluso diverse funzioni specifiche.

A partire dalla registrazione in cui ai delegati è stato chiesto di selezionare una serie di caselle di spunta per registrare le loro aree di interesse e preferenze. Questo ha consentito ai delegati di essere accuratamente profilati in modo che potessero essere abbinati a partecipanti con idee simili e assegnati alle sessioni interattive più appropriate.

Il risultato

Presentatori webcast provenienti da diversi paesi del Commonwealth e in totale 87 relatori hanno preso parte alle sessioni plenarie. I presentatori dal vivo erano collegati al nostro studio di produzione centrale, da dove veniva trasmesso l’intero spettacolo; garantendo una trasmissione di alta qualità e una forte connessione con il pubblico, con backup e sistemi di sicurezza in atto per affrontare al meglio eventuali rischi derivanti dalla connettività.

Il team tecnico dello studio britannico si è assicurato che l’intero evento avesse l’aspetto di una trasmissione televisiva in diretta piuttosto che di una normale riunione online.

We appreciated the great challenge you gave us, suggesting alternative approaches, both technical and non-technical, which resulted in changes which I am clear enhance the value of the event.