Congressi

Come gestire le penali di annullamento

Sebbene la maggior parte delle cancellazioni di prenotazioni sia iniziata nel 2020, le aziende potrebbero ancora pianificare di annullare riunioni o limitare i viaggi fino al 2021 e oltre. Avere una solida cancellation strategy per supportare queste decisioni faciliterà il processo e ti aiuterà a massimizzare le prenotazioni e a capire come gestire le penali di annullamento.

Penali-di-annullamento

Le best practices per una efficace strategia di cancellazione dei meeting

Implementa uno strumento di monitoraggio

Tieni traccia delle date di annullamento e dei relativi importi di penale nel tuo strumento di gestione dei meeting. Se attualmente non stai utilizzando uno strumento di monitoraggio, devi assolutamente considerare di implementarlo. Ciò ti consentirà di evidenziare il totale delle penali pagate in un dato momento se la tua azienda dovesse decidere di annullare un meeting a causa di un evento globale come il COVID-19 e gestire le penali di annullamento.

Prendi in considerazione delle variazioni

Gestisci le nuove cancellazioni caso per caso. Le circostanze intorno a ciascun meeting e location sono uniche. Rivedi i contratti stipulati, i vari importi e tieni traccia delle date in cui iniziano eventuali penali di annullamento in modo da prevedere delle cancellazioni solo se necessario e nelle date che ti danno la migliore opportunità di negoziazione in base allo stato attuale del virus e/o protocolli di sicurezza.

Leggi 3 motivi per implementare un’agenzia per la gestione dei tuoi eventi in questo momento

 

Avrai più possibilità di estendere la validità di eventuali crediti o voucher se negozi la richiesta prima che questi crediti scadano: sia le location di eventi che gli hotel hanno un forte interesse nell’organizzazione di meeting presso le proprie sedi, anche in date future a quelle inizialmente concordate. Ove possibile, dai la priorità all’uso di questi crediti nel momento in cuisi ricomincerà ad organizzare eventi in presenza. Ciò si tradurrà in un risparmio per la tua azienda e nella dimostrazione di buona volontà con i fornitori.

Riprogramma il tuo evento il prima possibile

Ricorda, un gran numero di riunioni ed eventi che avrebbero dovuto svolgersi nel 2020 sono stati spostati verso l’ultima parte del 2021 e il 2022. Prima ti metti al lavoro per bloccare date e location per i tuoi meeting, maggiore è la probabilità di ottenere date, tariffe e spazi che siano in linea con le tue richieste. Se aspetti fino alla seconda metà del 2021 per iniziare questo processo, lo spazio sarà limitato e la tua capacità di sfruttare i tuoi crediti sarà notevolmente ridotta.

Implementa il processo di condivisione del credito

Se non disponi già di un processo per condividere i crediti disponibili con i diversi hosts di meeting all’interno della tua azienda, ora sarebbe il momento di implementarne uno per garantire il massimo utilizzo del credito. Se la policy della tua azienda consente solo all’host originario di utilizzare il proprio credito di annullamento, ciò limita la capacità di utilizzare tale credito prima che scada. Mettere in atto una politica che consenta l’utilizzo dei crediti disponibili da parte di qualsiasi host aumenta le possibilità di utilizzo e quindi il risparmio di denaro.

Read more about articoli della categoria Congressi

La scienza della Human Connection: perchè siamo "programmati" per incontrarci

La tecnologia ci ha aiutato a rimanere connessi durante questo lungo periodo di distanziamento sociale, ma è importante la connessione umana.

Gestire gli eventi nel settore delle scienze della vita

Gestire in maniera metodi meeting ed eventi nel settore delle scienze della vita è di fondamentale importanza.

Need to Know: offrire del cibo durante i Virtual Pharma Programs

ll COVID-19 ha fatto sì che le organizzazioni di tutto il mondo abbiano dovuto adattare la loro strategia di organizzazione dei meeting per affrontare rapidamente questo nuovo mondo. Per le aziende farmaceutiche la necessità di comprendere la compliance riguardo ai virtual meeting è stata cruciale. Di seguito, esaminiamo una domanda importante, "Possiamo servire cibo nel corso di virtual meeting del mondo farmaceutico e medico durante questa pandemia?"

Il passaggio positivo al mondo virtuale dei meetings nel mondo delle Life Sciences Companies

Nell'ambito delle aziende Life Sciences, i nostri team sono stati in grado di trasferire centinaia di programmi a riunioni virtuali negli ultimi 6 mesi.

Conoscere le diverse opzioni per un evento di persona: il modello della Event Series

Una valida alternativa: un modello di Event Series consiste nel replicare lo stesso singolo evento per un pubblico più piccolo in un arco di tempo più lungo.

L'importanza del video nei virtual meeting e negli eventi live

La gestione dei video nei virtual meeting fa la differenza per il successo dell'evento aziendale. Ecco perché includere dei video rende l'esperienza accattivante.