La tecnologia svolge senza dubbio un ruolo fondamentale nel facilitare incontri ed eventi, ma tuttavia molte riunioni e molti eventi non sono attività facilmente gestibili da remoto. Ad esempio, sono molte le variabili necessarie per trovare la giusta location per una riunione o un evento che soddisfino le tue esigenze circa il layout delle camere, dimensioni, accessibilità, tempi di turnaround, qualità, catering e così via.
Avere la giusta conoscenza di un’applicazione e metterla a disposizione di coloro che contrattano location ogni giorno è fondamentale per garantire che il tuo programma di ricerca di location sia altamente efficace e abbia una governance adeguata. Qui parliamo con Andy Cartwright, Direttore dello Sviluppo del Prodotto, per capire come la tecnologia possa aiutarti nella ricerca di una location.
LA TECNOLOGIA COME AIUTO PER LA RICERCA DELLE LOCATION: 5 DOMANDE CON ANDY CARTWRIGHT
Quale pensi sia la parte più importante di uno strumento tecnologico nella ricerca di location per eventi?
Noi di BCD M&E crediamo che la parte più importante di uno strumento di sourcing sia la sua capacità di codificare e poi mettere a disposizione tutte le informazioni necessarie. Per esempio, un particolare spazio dedicato ai meeting che dispone di pilastri che limitano la visione per alcuni dei partecipanti significa che la relativa capienza debba essere ridotta. E’ un’informazione che deve essere fornita e questo approccio si applica a tutti gli aspetti della ricerca, tra cui i feedback relativi alla qualità del servizio, conformità, ecc.
Detto questo, un programma deve poter essere utilizzato per essere giudicato efficace. Qualunque sia la tecnologia impiegata, l’offerta di servizi deve essere semplice e accessibile, un canale di accesso potrebbe essere il web ma non dovrebbe essere l’unico.
Come fa un’organizzazione a decidere quale strumento sia più giusto per loro?
A questa domanda solitamente rispondono le dimensioni dell’organizzazione e del programma. Per esempio, per i grandi programmi globali di M&E esistevano una manciata di strumenti che avrebbero fornito tutte le informazioni di gestione necessarie attraverso un programma completo. Sebbene questi strumenti rispondessero a questa esigenza, erano carenti in termini di fruibilità, accessibilità, utilizzo e localizzazione. Mentre per un programma locale/regionale vi erano più possibilità di avere una migliore esperienza lato utente attraverso strumenti locali.
Al momento di decidere quali strumenti integrare in un programma M&E, stiamo valutando alternative ai prodotti tradizionali e alla tecnologia M&E monofornitore. Ora si tratta di creare un’esperienza gratificante per l’utente per garantirne l’adozione e la conformità utilizzando i progressi tecnologici per guidare una strategia di gestione delle informazioni aggregata.
In cosa ha investito BCD M&E in quest’ottica?
Come parte del continuo progresso della nostra strategia di prodotto basata sulla piattaforma, BCD M&E ha investito due anni a sviluppare e implementare la piattaforma di ricerca Venue. Fornisce qualità, valore e fruibilità ai programmi di approvvigionamento dei clienti. Costruita in tandem con l’evoluzione del nostro processo di sourcing operativo globale, fornisce un’esperienza di utilizzo gratificante e facilmente fruibile, risultato reso possibile da continui investimenti e attenzione ai dettagli. Per i nostri clienti questo significa un sourcing più veloce, meno carico di risorse, con attenzione ai dettagli e alla qualità, un risultato che ci si aspetterebbe a livello locale ma allargato a livello globale. Infine, e probabilmente la cosa più importante, il nostro framework di piattaforma ci permette di evolvere rapidamente in risposta alle esigenze del mercato e dei clienti, come quelle presentate dall’attuale pandemia.
In che modo BCD M&E affronta la sfida relativa alla prenotazione di spazi piccoli e semplice dove poter organizzare dei meeting?
Per questo avrete bisogno di rimanere sintonizzati!
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