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Come prepararsi per ospitare gli eventi ibridi

Helen Carmichael – Business Development Director di BCD Meetings & Events – si è confrontata in questo periodo con alcuni hotel partner per capire come prepararsi per ospitare gli eventi ibridi, ecco di seguito cosa è emerso.

Studio-eventi-ibridi

Durante questo mese si sono allentate le restrizioni relative agli eventi nel Regno Unito e ne ho approfittato per trascorrere del tempo parlando con alcuni fornitori partner – tra cui il Radisson Excel London e il Royal Lancaster Hotel – riguardo al ruolo che gli eventi ibridi giocheranno nel panorama futuro del nostro settore. Ho sempre sostenuto che gli eventi ibridi fossero un format da implementare e la pandemia ha solo accelerato i tempi, ma una cosa è certa: gli eventi ibridi non scompariranno al termine della pandemia, ma saranno un format che verrà utilizzato anche in futuro.

Sarà sicuramente necessario investire nella tecnologia per essere in grado di supportare anche la domanda di un mondo post-pandemia. Recentemente ho parlato con Steven Pritchard, Assistant Director of Event Sales al Royal Lancaster riguardo alla loro decisione di organizzare uno studio dedicato agli eventi ibridi nel loro hotel.

“Dal punto di vista dell’hotel, era una necessità”, ha spiegato Steven non appena iniziata la nostra conversazione. “Siamo stati contattati dal fornitore AV- 4Wall – e ci hanno detto che visto come stavano andando le cose, gli eventi ibridi sarebbero stati una grande alternativa agli eventi dal vivo. Credo che quello che noi, come hotel, non avevamo capito all’epoca era che questo sarebbe stato un progetto a lungo termine. Originariamente pensavamo che sarebbe stato solo per 3 mesi, ma chiaramente non è stato così!”

Steven e tutta la squadra Royal Lancaster sono felici di aver fatto questo investimento e hanno continuato su questa strada per soddisfare la crescente domanda. Per 4Wall gli eventi ibridi erano qualcosa che avevano già pensato e fatto per molto tempo prima che arrivasse il Covid e come molti altri, avevano visto crescere la necessità di questa offerta.

Lo studio è stato installato nel giugno del 2020 e il Royal Lancaster ha iniziato a gestire eventi virtuali immediatamente. Avere il prodotto già disponibile ha permesso all’hotel di andare avanti con l’organizzazione di eventi da subito, rispettando ovviamente le linee guida del governo.

Eventi-virtuali

Cosa succederà in futuro agli eventi ibridi?

Steven ha spiegato che l’hotel sta organizzando molti eventi virtuali in questo momento, con molti eventi ibridi prenotati per luglio e settembre. Tuttavia,  non ha alcun dubbio che la domanda aumenterà ancora . “Penso che gli eventi ibridi proseguiranno anche durante il 2022 e teniamo presente che i clienti stanno iniziando a capire che con questa tipologia di eventi è possibile raggiungere un pubblico molto più grande“.

Gli eventi virtuali sono stati certamente un punto di svolta in questo senso, in quanto hanno aperto gli occhi di molti clienti sulle loro reali potenzialità. L’esperienza di Steven lo conferma. “Tutto quello che posso dire è che tutti i clienti con cui ho parlato hanno avuto esperienze positive con gli eventi virtuali. Sono riusciti a raggiungere un pubblico molto più ampio rispetto agli eventi dal vivo e in questo modo hanno ottenuto anche sponsorizzazioni maggiori vista la maggiore portata degli eventi”.

L’evoluzione del virtuale

Un vero evento ibrido non è semplicemente lo streaming del tuo evento live. Noi di BCD Meetings & Events comprendiamo la necessità di creare una “connessione” tra le persone fisicamente presenti e quelle in remoto. E sappiamo che gli eventi ibridi offrono l’opportunità di coinvolgere persone provenienti da tutto il mondo sfruttando la presenza fisica e quella da remoto.

Steven è stato subito d’accordo. “Le persone non vogliono più essere spettatori passivi, vogliono sapere come possono essere parte dell’evento, come possono interagire. Nessuno vuole partecipare a una chiamata Zoom che dura ore semplicemente fissando uno schermo. La tecnologia ci permette di fare cose meravigliose. Abbiamo anche un palco dove possiamo inserire elementi 3D oppure è persino possibile inserire virtualmente i presentatori connessi da remoto accanto ai presentatori fisicamente presenti.”

Nonostante avere uno studio in hotel sia un’ottima possibilità commerciale per il Royal Lancaster, Steven ha subito sottolineato che c’è stata anche un’enorme mole di lavoro di preparazione per accogliere di nuovo gli ospiti fisicamente: dai test rapidi al cambiamento del modo in cui viene gestito il servizio F&B, così come le ovvie e migliorate precauzioni igieniche.

Ho chiesto a Steven se pensasse che il budget necessario per mettere in scena un evento ibrido – che ha bisogno di soddisfare sia il pubblico presente in loco sia quello in remoto – sia proibitivo per molti.

“Molte persone pensano che gli eventi ibridi siano un’opzione più economica, ma non è così,” ha spiegato. “Per un evento ibrido “normale” è necessario un team tecnologico composto da 16 persone e questo ha un costo”. Questo aspetto viene spesso sottovalutato ed è oggetto di discussione nelle trattative con i clienti.

Ciò che il Royal Lancaster ha da offrire è senza dubbio una soluzione top, solo l’installazione dello studio ha un costo di  1.4m €, è chiaramente un prodotto premium. Quindi, se avete il budget giusto e desiderate proporre qualcosa di speciale, allora questa è una grande opzione. Detto ciò, ci sono anche soluzioni più low cost: tutto dipende da ciò che un cliente vuole ottenere e dagli obiettivi di ROI che vuole raggiungere.

Per noi di BCD Meetings & Events è giunto il momento di sperimentare gli eventi ibridi. I clienti hanno sperimentato gli eventi virtuali per necessità in questo ultimo anno, ma ora che ne hanno compresi i benefici saranno naturalmente portati ad includerli nella loro futura programmazione.

Scritto da Helen Carmichael

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