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Come vivono gli eventi ibridi i partecipanti?

hybrid event audience

Gli incontri e gli eventi ibridi saranno sicuramente ancora presenti all’inizio del 2021, mentre lentamente cerchiamo di ricominciare a incontrarci di persona. Ma come viene percepita l’esperienza ibrida? Qui, due leader BCD M&E condividono il loro viaggio attraverso i recenti eventi ibridi che hanno avuto luogo in Asia.

Partecipare a un evento ibrido

Sanjay Seth, Managing Director of Asia Pacific di BCD M&E, ci illustra la sua esperienza di partecipazione di persona ad alcuni eventi ibridi che hanno avuto luogo alla fine del 2020.

La situazione COVID-19 a Singapore, dove sono stati ospitati gli eventi a cui ho partecipato, in questo momento è assolutamente sotto controllo. La diffusione del virus è stata ben gestita e attualmente siamo a quasi zero casi locali. Ci sono voluti un sacco di tempo e un sacco di sforzi, ma ora finalmente è possibile organizzare eventi ibridi con la partecipazione fisica di alcuni ospiti.

Sicurezza in loco

Direi che ci si sente assolutamente sicuri nel partecipare fisicamente a un evento ibrido ora. Ho avuto la fortuna di partecipare a un paio di questi incontri e l’ultimo ha coinvolto 10 diversi mercati di cui 5 hanno partecipato fisicamente e gli altri 5 virtualmente. Le persone sono impazienti di tornare a fare quello che facciamo meglio e con tutte le necessarie precauzioni di sicurezza in atto, sono felice di vedere che sta diventando realtà.

Agli eventi a cui ho partecipato, erano presenti molti protocolli di sicurezza. Eravamo seduti con adeguata distanza di sicurezza, tutti indossavano la mascherina, i pasti sono stati serviti individualmente e questa organizzazione in assoluta sicurezza ha funzionato estremamente bene.

Dal momento in cui sono arrivato, era chiaro che i produttori dell’evento avevano considerato come minimizzare il contatto diretto tra le persone durante il processo di registrazione. I sacchetti con i lanyard erano stati posati su un tavolo con un addetto in piedi dietro un tavolo che dirigeva un ospite alla volta a prenderne uno dopo aver stampato il proprio badge e successivamente ci indirizzava alla zona specifica per i test. L’interazione limitata era focalizzata sul garantire che seguissimo i protocolli per la sicurezza, garantendo al contempo che il flusso fosse chiaro. Da quella prospettiva, mi ha fatto sentire molto sicuro di me e molto sicuro in generale.

Engagement

Anche se sembrava diverso, siamo riusciti a partecipare attivamente durante i momenti di brainstorming dove abbiamo condiviso le nostre idee. Le persone erano veramente concentrate e questo dimostra che gli eventi ibridi funzionano e che i partecipanti iniziano a sentirsi a loro agio con questo nuovo modo di incontro.

Opportunità di networking

Era una sfida riuscire a socializzare rimanendo opportunamente distanziati, ma per esempio quando siamo stati divisi in gruppi, eravamo seduti in una formazione circolare che ci permetteva di fare un po’ di networking mantenendo comunque le distanze di sicurezza. Non credo che ci fosse alcun ostacolo all’esperienza a mio avviso, ma è stato difficile non raggiungere qualcuno che conoscevo per salutarlo se si trovava in un’altra zona della sala!

Pro e contro degli eventi ibridi

 

Successo

Il successo degli eventi ibridi risiede nel fatto che li vediamo sempre più vicini ad un momento in cui gli incontri dal vivo saranno possibili. Quest’anno ha costretto le persone a cambiare mentalità e ha mostrato come poter fare le cose in modo diverso, più intelligente, più snello, più economico. La mia sensazione è che alcune delle cose che stiamo facendo in questo momento, che al momento sono novità, non verranno dismesse solo perché sarà di nuovo sicuro viaggiare. La mentalità dei clienti è già avanti rispetto a quello che potrebbero fare in futuro. La nuova normalità non sarà la stessa di prima, questo è sicuro.

Sfida

Direi che è davvero difficile rispettare i protocolli di sicurezza e il distanziamento sociale. Ma se ci atteniamo a queste regole, ci sarà sempre più interesse per questo tipo di eventi e sempre più persone valuteranno come sicura la loro partecipazione.

Penso che la sfida che abbiamo in questo momento è che quando si fa un evento ibrido hai entrambi gli elementi (dal vivo e virtuale), il che significa che i costi non stanno scendendo più di tanto. Tuttavia, ritengo che man mano che si attueranno pratiche più sostenibili ci sarà la possibilità di lavorare anche su questo aspetto.

Partecipare virtualmente a un evento ibrido

Quali sono i pro e i contro della partecipazione virtuale a un evento ibrido? Qui, Andrew Yeo, Director of Technology APAC fornisce il suo punto di vista relativo a una sua recente partecipazione a un evento virtuale.

Nel complesso, l’evento ibrido a cui ho partecipato virtualmente è stato un successo. Il processo di registrazione online era semplice e l’agenda era facile da navigare.

Sono riusciti a invitare due relatori d’oltremare che si sono uniti virtualmente e gli speaker erano visibili tramite pannelli galleggianti sul palco. Invece della presentazione tradizionale di Powerpoint, hanno usato un grande schermo LCD accanto a un relatore per proiettare le diapositive e questo espediente ha reso molto più interessante la sua presentazione.

L’evento si è svolto senza intoppi o interruzioni. Anche se il coinvolgimento dei partecipanti virtuali era limitato, un modo per coinvolgere il pubblico virtuale era lanciare un codice QR per sondaggi online che permetteva alle persone di partecipare in tempo reale. L’unica pecca è stata la durata, in quanto due ore e mezza sono un lasso di tempo impegnativo per chi partecipa virtualmente.

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