Event Solutions

Conoscere le diverse opzioni per un evento di persona: il modello della Event Series

Siamo tutti ansiosi di sperimentare nuovamente l’interazione degli eventi dal vivo dopo che la maggior parte degli eventi del 2020 sono stati annullati, posticipati oppure diventati virtuali a causa del COVID-19. Con i lenti progressi compiuti in alcune zone del Mondo, possiamo cautamente iniziare a considerare eventi dal vivo per alcune aree. All’interno delle nuove procedure e a causa della rinnovata enfasi sulle precauzioni di sicurezza che devono essere considerate, una valida opzione è ospitare una serie di eventi. In questo articolo, il BCD M&E Event Manager, Kimberly Kean, spiega ulteriormente il modello Event Series.

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Cos’è una serie di eventi?

Un modello di Event Series consiste nel replicare lo stesso singolo evento per un pubblico più piccolo in un arco di tempo più lungo. Ad esempio, il nostro team statunitense ha recentemente gestito un training di 4 settimane live per un totale di 90 partecipanti, dove ogni settimana sono stati formati 18-30 partecipanti. Un evento principale viene creato come modello di blueprint, con tutti i contenuti necessari per il piano di comunicazione. Questa gestione è adatta per quegli eventi in cui i tuoi messaggi e contenuti sono ripetibili. In questo caso l’importanza di avere un’agenzia global come partner non può essere sottovalutata, in quanto renderà molto più facile per garantire la coerenza nella comunicazione e organizzazione.

Per comprendere ulteriormente il modello Event Series come un’opzione valida per gli eventi live durante questo periodo unico, ci siamo rivolti a uno dei nostri esperti di eventi negli Stati Uniti per una rapida sessione.

“Le persone vogliono entrare in contatto. Vogliono incontrarsi faccia a faccia, ma come facciamo a rispettare le norme a cui siamo ormai abituati e tenere le persone al sicuro? Questo ci include nel settore dei servizi.”

 

Quali sono alcuni dei vantaggi di un modello Event Series, soprattutto in questo periodo unico?

Questo modello permette quella connessione insostituibile quando ci si incontra di persona. Mentre lo spazio di incontro virtuale ha permesso alcuni benefici unici, un modello di serie di eventi offre l’opportunità di conversazioni molto più personali e produttive. Ad esempio, in un piccolo gruppo di formazione o di orientamento il partecipante è in grado di ricevere più attenzione di quanto avrebbe ricevuto in un grande ambiente e abbiamo visto un grande aumento della partecipazione.

Quali precauzioni possono essere adottate per garantire la sicurezza dei partecipanti?

La sicurezza dei partecipanti è la priorità principale. Applichiamo molte precauzioni in loco per garantire l’esperienza più sicura. È importante eseguire le migliori pratiche come i controlli giornalieri della temperatura, un ampio accesso al disinfettante per le mani, promuovendo il distanziamento sociale e indossando maschere facciali. Possiamo anche configurare gli spazi delle riunioni in modo che ci sia una distanza adeguata tra ogni partecipante e ogni partecipante sia al proprio tavolo.

Qual è la sfida per questo nuovo modo di incontrarsi?

Una delle sfide evidenti è che si perde la capacità di relazionarsi con i colleghi al di fuori del gruppo della vostra serie.

Quali opportunità di interazione tra i partecipanti consente questo tipo di modello?

Un modello di Event Series consente di raggiungere le misure di sicurezza raccomandate, per cui gli obiettivi dell’evento possono essere messi al centro dell’attenzione. Quando si invitano i partecipanti a un evento di persona in questo momento, ci deve essere un livello di fiducia tale da essere certi che la loro sicurezza non sarà compromessa e questo modello ce ne dà la possibilità. Mantenendo ogni serie al di sotto del numero consigliato di partecipanti per raduno interno significa che possiamo gestire lo spazio disponibile per offrire la massima sicurezza. Pasti e cocktail sono sempre stati una delle opportunità di networking più apprezzata e poter offrire ancora questa possibilità grazie al modello Event Series ha un valore inestimabile per i nostri clienti.

Per quale tipo di eventi potrebbe funzionare meglio?

Incontri regionali, formazione per piccoli gruppi di dipendenti, masterclass per un piccolo gruppo di clienti e riunioni specifiche del reparto come un gruppo di esperti senior.

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