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7 Modi per creare Video Conferenze o Eventi Virtuali che piacciono

Quante ore al giorno dedichi a video conferenze o eventi virtuali?

Se è compreso tra una e otto ore al giorno, non sei solo. La video conferenza è diventata la soluzione ideale per mantenere collegati team e aziende (oltre ad amici e familiari) durante questo strano periodo di distanziamento e remote working.

Prossima domanda. Su una scala da uno a dieci (di cui dieci è i massimo voto), quanto ti piace partecipare a video conferenze o eventi virtuali tutto il giorno?

Se la risposta è inferiore al dieci, continua a leggere. In questo articolo BCD Meetings & Events aiuta i clienti di tutto il mondo a trasformare i loro eventi live in eventi virtuali che piacciono.

Il coinvolgimento è fondamentale per competere con tutte le altre videochiamate, conferenze, eventi virtuali e happy hour a cui il pubblico partecipa ogni giorno.

Ma come si creano virtual meeting che attirano l’attenzione, coinvolgono il pubblico e si distinguono da tutti gli altri? Ecco sette consigli che dovresti seguire per video conferenze o eventi virtuali di successo.

7 Suggerimenti per fare engagement su un audience virtuale

Trasforma una normale video conferenza in un meeting produttivo creare Video Conferenze o Eventi Virtuali che piacciono

1. Trasforma una normale video conferenza in un meeting produttivo

Questa è la prima cosa migliore che puoi fare per coinvolgere il tuo pubblico. Una riunione ha un ordine del giorno. Un virtual meeting – come una trasmissione televisiva che funziona – ha un flusso di spettacolo che deve essere rispettato. Le sequenze video durano dai 3 a 5 minuti ciascuna. L’audio ha una certa importanza nel supporto al video. Le transizioni sono animate. C’è un collaboratore che lavora dietro le quinte.

Tutti questi elementi aiutano a rendere video conferenze e eventi virtuali più coinvolgenti, ma il flusso dello spettacolo è molto importante. Consiglio dei professionisti: condensa le presentazioni nel modo più conciso possibile, coinvolgi quanti più relatori e voci puoi e mantieni lo spettacolo in movimento.

Scopri di più sui virtual meeting: video call tra mito e realtà

2. Sii personale

Abbiamo bisogno di connessione ora più che mai. I tocchi semplici e personali aggiungono molto alle riunioni virtuali. Per esempio:

  • Usa i nomi dei partecipanti in video conferenza.
  • Chiama i partecipanti per nome durante le presentazioni.
  • Racconta storie personali che aiutano a catturare l’attenzione sui tuoi argomenti e a sostenere il tuo messaggio.

3. Parla con i partecipanti

Sembra scontato, vero? Ma il più delle volte, come oratori, possiamo tendere a dimenticare di rivolgerci al nostro pubblico specifico. È facile perdersi nel presentare i nostri contenuti preparati. Arrivare pronti al meeting è importante, ma non più importante della connessione con il tuo pubblico.

Ecco a cosa ci riferiamo:

  • Fai riferimento alle posizioni geografiche dei partecipanti come parte dell’introduzione (“Vedo che abbiamo il team di Roma qui con noi…“).
  • Racconta una storia che coinvolga uno o più partecipanti presenti e menzionali per nome.
  • Racconta una barzelletta o usa l’umorismo distendere l’atmosfera nel gruppo.
  • Usa l’auto-deprecazione per connetterti con i presenti (ad esempio “come Maria può confermarti, non sono il miglior esperto tecnologico …”)

Qui trovi un riepilogo delle 4 idee per le sequenze video dei tuoi virtual meeting

4. Utilizza gli strumenti della piattaforma tecnologica

Indipendentemente dalla piattaforma (Teams, Zoom, Skype ecc.) ci sono alcuni strumenti semplici e utili che a volte dimentichiamo di sfruttare durante un evento virtuale.

  • Sessioni Domande & Risposte in tempo reale
  • Live chat
  • Sondaggi e quiz
  • Breakout room virtuali

5. Sfrutta le comunicazioni pre-evento

Una forte campagna di comunicazione è sempre una buona idea. Ma ora più che mai, i contenuti pre-evento sono fondamentali. Gli eventi virtuali sono molto più brevi degli eventi live, quindi è necessario anticipare la disponibilità di alcuni contenuti e comunicazioni. Ecco alcuni esempi:

  • Invia una prima e-mail di invito
  • Fai un breve sondaggio pre-evento (1-3 domande)
  • Portati avanti sollecitando i partecipanti ad anticipare qualche domanda
  • Rendi disponibili video, presentazioni o contenuti di lettura prima dell’evento virtuale

6. Modera le domande e risposte. (Seriamente)

Chi non conosce una persona che ha sempre domande da fare durante la sessione Domande & Risposte. A volte, questa persona fa una lunga domanda. Una lunghissima domanda. E ti chiedi … “ha davvero una domanda da fare?” Questo è il motivo per cui hai bisogno di un buon moderatore di domande e risposte.

Qualcuno che mantenga alto l’engagement, che aiuti a chiarire cosa chiedono i partecipanti, che smista le domande e che può riformularle per il gruppo se sono complesse da ascoltare. Una sessione di Domande & Risposte non moderata è come un film sul selvaggio west: pause imbarazzanti per miglia e miglia nel deserto. Al contrario, una sessione di domande moderata è un momento vivace e partecipativo che aggiunge valore a una riunione virtuale.

7. Sii autentico

Tutti apprezzano un vero essere umano! Un responsabile, un team leader o un collega impostato e “inanimato” crea un po’ di diffidenza. C’è una bella differenza tra l’essere lucido e l’essere rigido, e sicuramente dovresti impostare il tuo evento virtuale nel primo modo.

Soprattutto al giorno d’oggi, abbiamo bisogno che i nostri dipendenti, clienti o altri partecipanti alla video conferenza sentano e vedano il nostro vero noi. Tira fuori il tuo vero io durante la video conferenza e riuscirai a connetterti con il tuo pubblico meglio che con una connessione web fibra!

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