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BCD M&E all'ExCeL London: eventi ibridi e futuro

Helen Carmichael, Business Development Director di BCD Meetings & Events, ha parlato di evoluzione degli eventi ibridi e di cosa sarà del loro futuro con l’ExCeL London, venue nel Regno Unito che ha giocato un ruolo di primo piano durante la pandemia – prima come ospedale dell’NHS Nightingale e ora come centro vaccinale. Ecco il racconto del suo incontro con Andrew Swanston, Head of Sales for Conference and Events, e Sophie Simpson, Account Manager, all’ExCeL London.

L'ExCeL London si è illuminato di blu per ringraziare i lavoratori del servizio sanitario nazionale
L’ExCeL London si illumina di blu a sostegno dei lavoratori del NHS durante la pandemia. Photo courtesy of ExCeL London via Twitter.

L’ExCeL London ci spiega perché gli eventi ibridi sono una realtà destinata a durare

Recentemente ho incontrato Andrew Swanston, Head of Sales for Conference and Events, e Sophie Simpson, Account Manager all’ExCeL London. Insieme, abbiamo parlato del futuro del settore eventi e, in particolare, degli eventi ibridi.

Per Andrew, l’evento ibrido non arriva come novità sconvolgente rispetto a quello che una location come l’ExCeL London ha sempre offerto ai propri clienti.

“Abbiamo sempre gestito eventi ibridi. Cinque anni fa abbiamo lanciato un evento per una delle nostre più grandi aziende clienti: ha raggiunto oltre 1 milione di visualizzatori online e, allo stesso tempo, migliaia partecipanti in presenza”, mi ha raccontato.

“L’ibrido non sparirà mai,” ha continuato, “e, per quanto ci riguarda, non costituisce una minaccia agli eventi fisici. Certo, ci sono persone che in questo momento storico non si sentono tranquille nel viaggiare o partecipare a eventi, ma questo non costituisce un problema. Le soluzioni ibride ci vengono in aiuto. Sappiamo però per certo che gli eventi vis-à-vis sono davvero essenziali. Riunire le persone intorno a un tavolo ha un grande valore e porta con sé risultati.”

E, ha concluso Andrew, “mentre stiamo emergendo dalla pandemia, credo che gli eventi restino l’opportunità migliore per creare nuove e significative relazioni. Resteranno catalizzatori della forza positiva del cambiamento. Proprio all’interno di queste occasioni germogliano innovazioni e idee destinate a trasformare in meglio le nostre vite. E ci daranno anche quello che desideriamo di più: la possibilità di interagire faccia a faccia e di entrare di nuovo in contatto con i nostri amici e colleghi.”

La sostenibilità è elemento imprescindibile nel ritorno all’incontro

I due professionisti hanno anche sottolineato come ci sia un altro fattore fondamentale nella ripresa: la sostenibilità. Alcuni dei loro clienti, come sta succedendo sempre più anche tra i nostri clienti BCD Meetings & Events, stanno già assegnando massima priorità al tema, il che ha ovviamente impatto non da poco sulle venue – come conferma anche l’esperienza dell’ExCeL. Gli eventi ibridi saranno sicuramente parte di tutto questo, contribuendo a ridurre gli spostamenti, che a loro volta hanno impatto sulle emissioni generali legate all’evento. In ogni caso, ci troviamo però tutti d’accordo sul fatto che determinati aspetti degli eventi in presenza non siano sostituibili.

“Le aziende comprendono bene e ancora il valore di avere partecipanti a un evento in presenza”, commenta Andrew. “Tutto sta davvero nelle piccole cose: prendiamo ad esempio un coffee break. Proprio quello può essere il momento in cui ti trovi faccia a faccia con qualcuno di importante per te. Da quell’incontro casuale può nascere l’opportunità di ricevere un’informazione – per te di grande valore – che altrimenti non avresti mai avuto. E questo non può essere certo facilmente replicato online.”

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Il prossimo stadio nell’evoluzione degli eventi ibridi e virtuali

E, quindi, come  si sta preparando l’ExCeL London per accogliere l’opportunità sfidante degli eventi ibridi in quanto venue? Sono pronti per questo nuovo stadio di evoluzione degli eventi?

Sembra proprio così, visti i loro investimenti in tecnologia e dotazioni per rispondere alla domanda di clienti e partner come noi. In questa location ora sono pronti a offrire internet a banda ultralarga e hanno creato un studio “ibrido” nella Platinum Suite. L’ExCeL ha sempre avuto a disposizione spazi fantastici e flessibili. Il che senza dubbio dà la possibilità di gestire bene anche eventi in presenza con distanziamento sociale. Insieme ai nuovi supporti tecnologici in essere, poi, sembrano davvero pronti per intercettare la domanda latente.

E in cosa consiste questa domanda che arriva dal mercato? Ci sono clienti e aziende pronti a rimettersi in pista e dare effettivamente il via alle prenotazioni per eventi?

Quello che i clienti cercano oggi in un evento

Andrew ci ha spiegato che “c’è senza dubbio un grande desiderio di incontrarsi di persona e di riallacciare rapporti con i clienti vis-à-vis. La domanda per un ritorno in attività è molto forte. Una cosa per la quale siamo molto fortunati, qui all’ExCeL, è che abbiamo una grande disponibilità di spazi. Ci possiamo, quindi, adattare bene a tutte le esigenze. Stiamo sfruttando sia gli spazi dedicati che altri extra, in modo tale da poter gestire buone numeriche indipendentemente dal distanziamento sociale.”

In BCD M&E, il dialogo con i nostri clienti è davvero in linea con quanto espresso da Andrew e Sophie. C’è certamente voglia di tornare agli eventi in presenza. Per far questo, protocolli chiari in tema di salute e sicurezza, così come la fiducia da parte delle aziende, sono essenziali. Nel frattempo, i virtual meeting e gli eventi ibridi sono decisamente una parte irrinunciabile del mix.

Sophie ha concordato: “Penso che possiamo guardare con impazienza alla ripresa nel 2021, ma questa avverrà nonostante il COVID. Non certo perché sia finito. All’inizio ci sarà cautela, dovremo lavorare insieme per costruire fiducia. E per organizzare eventi sicuri e che siano comunque in grado di creare esperienze memorabili e di grande ispirazione. Nel 2022 credo che il panorama sarà più normale, con più opportunità di riaccogliere visitatori internazionali.”

Far funzionare al meglio gli eventi ibridi

Una delle sfide che più spesso affronto con i clienti è raggiungere lo stesso livello di coinvolgimento sia per i partecipanti in sala che per l’audience virtuale. Nell’ultimo anno, BCD M&E ha sviluppato modalità sofisticate per includere networking e interazione anche all’interno di un evento ibrido o virtuale. Ma ci sono delle sfide da valutare.

Per quanto riguarda l’ExCeL, ci sono stati spunti e lezioni interessanti dall’esperienza maturata. Ci hanno raccontato di quando si sono trovati in una situazione interessante con alcuni loro clienti. L’azienda ha chiesto di non svolgere necessariamente in contemporanea la parte virtuale dell’evento e quella in presenza. “Hanno realizzato l’evento in presenza e poi hanno utilizzato le registrazioni come contenuto per un evento virtuale successivo,” racconta Andrew. “L’obiettivo era rendere premiante e ricca di soddisfazione l’esperienza degli ospiti che sono venuti in location, rendendo l’evento un’occasione speciale. Il che ha dato una bella spinta alla fiducia necessaria per partecipare.”

“Se, per esempio, in un evento live dai la possibilità di vedere un ospite speciale che non sarà presente nel contenuto registrato dell’evento virtuale, renderai l’evento in presenza molto più esclusivo. Le parti più significative della sessione registrata possono essere poi montate in un contenuto più interattivo e snello, adatto al mondo online. Con il virtual, i tempi medi di attenzione possono essere molto bassi, perché ci si distrae facilmente. Curando il contenuto in modo speciale per l’online puoi fare crescere e coinvolgere il tuo pubblico, offrendo alla stesso tempo a chi è in sala un’esperienza speciale” spiega Andrew.

Creatività sostenuta dalla tecnologia per eventi ibridi senza pari

In BCD M&E abbiamo lavorato intensamente per fare crescere il valore della produzione e proporre eventi trasmessi di qualità molto superiore – che strizzano l’occhio agli studi televisivi – che si differenziano dall’enorme volume di meeting Zoom e MS Teams che sommerge ciascuno di noi. Lo studio per eventi ibridi di proprietà dell’ExCeL mostra che anche le venue stanno lavorando per offrire ai clienti un prodotto finale più raffinato. Come azienda, siamo orgogliosi di proporre esperienza uniche e quindi siamo entusiasti di veder crescere queste strutture per aiutarci ad offrire qualcosa di differente. Per noi la creatività resta sempre la chiave del successo di un evento, ma avere a disposizione un ventaglio più ampio di dotazioni dalle venue come l’ExCeL ci aiuta a giocare d’anticipo con gli eventi ibridi.

Le aspettative dei clienti sono cambiate nel corso dell’ultimo anno. Ora in cima alla lista delle priorità ci sono maggiore interazione e qualità nella produzione di eventi ibridi. Ma questo può comportare dei costi. Ci siamo chiesti se Andrew e Sophie abbiano mai pensato che queste implicazioni economiche avrebbero scoraggiato i clienti. La risposta è stata fantastica, dal nostro punto di vista: no, non lo hanno mai ritenuto un deterrente. E questo appunto perché – ci hanno spiegato – le aspettative su un evento ibrido sono molto più alte ora rispetto a un tempo. Prima organizzare un evento ibrido poteva semplicemente voler dire mandare in streaming live l’evento. Ora l’opportunità di raggiugere un pubblico molto più vasto in modo coinvolgente e interattivo, dal loro punto di vista, offre così tanto valore aggiunto da ripagare aspettative e costi sostenuti dai clienti.

In conclusione, siamo tutti d’accordo sul fatto che gli sviluppi del virtuale e dell’ibrido siano destinati a restare nel tempo. Il bisogno di raggiungere platee sempre più ampie darà la spinta decisiva agli eventi ibridi. E, dal nostro punto di vista, una cosa è chiara. Poter contare su partner pronti per questa nuova generazione di eventi, come l’ExCeL London, è cosa di cui essere felici.

 

Scritto da Helen Carmichael
Business Development Director, BCD Meetings & Events
*traduzione e adattamento a cura del team italiano

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