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7 fattori da considerare per un evento ibrido di successo

Mentre ci abituiamo agli attuali cambiamenti e gli eventi si orientano verso esperienze virtuali, dove possiamo collocare gli eventi dal vivo, almeno nel breve termine? Le persone con una visione anche a lungo termine stanno considerando i propri eventi dal vivo previsti nel 2021 e ora si chiedono che tipo di format dovrebbero (e potrebbero) prendere. Non è ora una questione di quando ci incontreremo di nuovo, ma come. Ed è il momento di prendere in considerazione il modello di evento ibrido.

Socially distanced meeting

Tutte quelle aziende che non hanno intenzione di organizzare esclusivamente eventi virtuali, è molto probabile che stiano prendendo in considerazione un’opzione di evento ibrido.

Ma cos’è esattamente un evento ibrido e come funziona? In sostanza, si tratta di riunire fisicamente una piccola parte di partecipanti chiave (osservando ovviamente tutti i protocolli di sicurezza necessari) e collegare gli altri partecipanti da tutto il mondo virtualmente attraverso la tecnologia di streaming web in diretta. Di seguito descriviamo i numerosi fattori da prendere in considerazione quando si tratta di organizzare una riunione o un evento ibrido.

 

CONSIDERAZIONI CHIAVE PER L’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO IBRIDO

Il tempismo è tutto

In primo luogo considera i fusi orari. Sono le persone non fisicamente presenti al vostro evento dal vivo in realtà a dettare il calcio d’inizio, non il contrario. Perché se si desidera massimizzare la partecipazione e il coinvolgimento del pubblico, è necessario che l’ora di inizio dell’evento sia consona al maggior numero di fusi orari possibile. Questo può significare iniziare più tardi nella giornata e avere un’esperienza dal vivo più breve, o pianificare il programma in modo diverso e avere il discorso di apertura a metà giornata piuttosto che all’inizio.

Questo ci porta al secondo punto, catturare l’attenzione del pubblico. Ancora una volta sono i partecipanti virtuali a dettare il programma dell’evento poiché essendo collegati virtualmente avranno sicuramente un livello di attenzione diverso rispetto a chi partecipa fisicamente. Il tempo di presentazione sul palco dovrà essere più breve di quanto non sia stato forse tradizionalmente, con più sessioni di domande e risposte interattive, etc che permettono di coinvolgere il pubblico virtuale e farli sentire come se stessero partecipando.

Un altro modo di gestire l’evento è quello di suddividere i diversi contenuti in momenti live e momenti virtuali. Questo permette un discorso d’inizio tradizionale in diretta. Tuttavia deve essere presa in considerazione la sensibilità degli altri partecipanti che non possono essere presenti fisicamente in quanto potrebbero sentirsi esclusi.

Breakouts nello spazio ibrido

Un altro buon uso del modello ibrido è quando si tratta di sessioni di breakout. I gruppi più piccoli possono unirsi virtualmente a fianco dei partecipanti all’evento live. In questo caso si consiglia di coinvolgere un conduttore dell’evento molto forte per aiutare a coordinare i diversi momenti della sessione e assicurarsi che i partecipanti online non vengano lasciati indietro. I breakout possono essere tenuti simultaneamente o essere distribuiti nel corso di tutto l’evento.

Sensibilità alla comunicazione

Ciò che non deve essere trascurata, ed è probabilmente ora più importante che mai, è la comunicazione degli eventi. Con un pubblico misto di live e virtuale, il contenuto del messaging e come questo viene percepito da ogni segmento del pubblico è la chiave della sua buona riuscita. Elaborare contenuti che abbiano il giusto tono permette di costruire quel senso di anticipazione ( e successivamente engagement) anche per coloro che saranno presenti all’evento solo virtualmente. Una buona comunicazione può anche aiutare nel risolvere il problema del perché alcuni ospiti siano presenti all’evento dal vivo, mentre altri a distanza.

Il contenuto è ancora il re

Il contenuto è anche incredibilmente importante. Lo storytelling emotivo può catturare l’attenzione di tutti, un taglio alla presentazione dal vivo manterrà il ritmo dell’evento fresco. Anche i contenuti delle pause devono essere considerati: avete pensato alle stesse attività per tutti oppure ad attività diverse a seconda del pubblico sia esso live o virtuale? Per esempio una sessione di yoga potrebbe funzionare per entrambi i target oppure essere messa in atto esclusivamente per il pubblico virtuale.

L’ambiente dal vivo

L’evento dal vivo in un modello ibrido è anche probabile che sia molto diverso dai grandi eventi con una location WOW a cui siamo abituati. È probabile che gli ambienti sembrino più uno studio televisivo, con posti a sedere in stile teatro rispetto a cabaret e tavoli rotondi, per consentire più spazio per la distanza sociale sia per i partecipanti che per la troupe in loco.

Intrattenimento serale

Sappiamo tutti che la serata organizzata dopo un evento dal vivo è quello che la maggior parte degli ospiti attendono: la possibilità di rilassarsi, incontrare nuove persone e fare un po’ di attività di networking. Purtroppo a causa del distanziamento sociale questo tipo di eventi serali sarà sempre meno preso in considerazione. C’è un’altra strada da percorrere però, valida anche per coloro che partecipano virtualmente e si tratta dell’intrattenimento. Performance live di alto livello saranno il nuovo focus e l’attrazione di molti eventi, potranno anche essere trasmesse in diretta streaming al pubblico virtuale. Concerti esclusivi saranno all’ordine del giorno per rendere speciale un evento serale.

Il modello della serie di eventi

Se la soluzione ibrida non è ancora adatta al tuo pubblico o ai tuoi contenuti, un’altra opzione da considerare è il modello della serie di eventi. E’ adatto a tutti gli eventi in cui la comunicazione e i contenuti siano ripetibili in diversi mercati in tutto il mondo. Invece dell’evento live singolo e tradizionale (o del modello ibrido) ci sono eventi live più piccoli e localizzati (con tutti i protocolli di sicurezza richiesti). Un evento principale viene creato come modello, con tutti i contenuti, video, animazioni etc necessari per fornire il messaging e questo viene implementato su scala più piccola in ogni mercato richiesto. Qui, l’importanza di avere come partner un’agenzia global non può essere sottovalutata, in quanto renderà molto più facile l’organizzazione del programma e garantirà una conoscenza maggiore delle esigenze dei diversi mercati a cui è rivolto.

Con la continua evoluzione del settore degli eventi, gli eventi ibridi offrono una buona opzione per quei clienti che cercano di portare i loro messaggi al pubblico in questo momento. La chiave per un evento sicuro, ma coinvolgente, è quello di scegliere come partner un’agenzia con una solida esperienza nella fornitura di eventi sia live che virtuali. E’ un fattore da considerare sia dal punto di vista di scelta dei contenuti che dal tipo di pubblico a cui sono destinati. La sincronizzazione di questi due aspetti, combinata con strumenti che permettano sia al pubblico live che a quello virtuale di confrontarsi con il programma dell’evento come un tutt’uno, sono i fattori principali per organizzare un evento ibrido di successo.

 

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