Industry Trends

Uno sguardo sul futuro dell'organizzazione di meeting ed eventi

Mentre il nostro settore si prepara con cautela per i prossimi passi relativi al mondo delle riunioni e degli eventi, stiamo iniziando a esplorare nuovi modi di approccio all’organizzazione di meeting ed eventi.

In precedenza, abbiamo discusso i potenziali cambiamenti nelle trattative contrattuali per aiutare a guidare le conversazioni in questo nuovo futuro. Qui, i nostri planners discutono i fattori per rivalutare la fornitura di eventi sicuri e responsabili per i partecipanti. Continua a leggere per conoscere le considerazioni future per incontri ed eventi, post COVID-19.

CONSIDERAZIONI FUTURE PER LA PIANIFICAZIONE DI UNA RIUNIONE O DI UN EVENTO

Sappiamo che il futuro di incontri ed eventi di persona sarà diverso, considerando i protocolli per il distanziamento sociale, content delivery, innovazioni tecnologiche, e la nuova rilevanza del rapporto tra benessere e sicurezza.

Quando si pianifica una riunione o un evento, sia esso interno o rivolto al cliente, ci sarà l’aspettativa da parte del partecipante, così come della vostra organizzazione, che il benessere generale degli individui sia nelle vostre mani. Sta diventando sempre più una responsabilità condivisa tra l’organizzatore, la location e il partecipante. Ogni location avrà pubblicato protocolli riguardo a come prendersi cura del vostro personale e dei partecipanti per tutta la durata dell’evento.

Ma a quale nuova logistica/gestione degli eventi ci dobbiamo preparare?

Preparazione preliminare

  • Inizia assicurandoti che ci sia allineamento tra lo scopo e l’obiettivo del tuo evento. Questo aiuterà ad prendere le decisioni rispetto ad alcune modifiche che possono essere necessarie
  • Comunica in modo chiaro e frequente con i partecipanti
  • Assicurati che la tua azienda disponga di un numero sufficiente di DPI sulla base delle attuali linee guida e del piano per la consegna e la distribuzione nel luogo della riunione. Nota: alcuni hotel possono distribuire mascherine all’arrivo

Salute e sicurezza dei partecipanti

  • Valuta attentamente se fare pause per evitare che i diversi gruppi si mescolino tra di loro
  • Invita i clienti a comunicare se ci sono partecipanti immunodepressi, in caso positivo gli interessati dovrebbero consultare il proprio medico per ottenere le corrette indicazioni.
  • Assicurati che i partecipanti forniscano i dettagli di contatto di emergenza in fase di registrazione.

Rischi di viaggio

  • Monitora da dove arrivano i partecipanti e assicurati che qualsiasi restrizione temporanea sul viaggio da regioni specifiche sia ben nota agli interessati e presa in considerazione durante la pianificazione.
  • Assicurati che tutti i viaggiatori internazionali siano a conoscenza e preparati per qualunque siano i requisiti attuali per l’ingresso nel paese di destinazione, ad es. prova di test negativi recenti o prova di vaccinazione a tempo debito
  • Monitora eventuali modifiche alla tua policy di viaggio aziendale per qualsiasi possibile impatto sul numero di persone o sugli alloggi che potrebbero essere necessari
  • Incoraggia i partecipanti provenienti dagli U.S.A., se viaggiano a livello internazionale, ad iscriversi a STEP per gli updates

Considerazioni sulla location

  • Richiedi le linee guida e le politiche e concorda il protocollo finale per garantire la salute e la sicurezza dei partecipanti
  • Familiarizza con le nuove disposizioni relative a ospite/hotel/sede come il controllo della temperatura all’arrivo, contact-less check-in/ out, limiti al numero di ospiti per ascensore, ecc.
  • Stabilisci un protocollo in loco con il personale e l’hotel per chi non si dovesse sentire bene
  • Trova gli ospedali e le farmacie più vicini al tuo hotel per garantire una risposta rapida per chi non si dovesse sentire bene.

L’importanza crescente della gestione delle crisi

Altrettanto importante per essere preparati per questo nuovo periodo, è avere un piano di gestione crisi stabilito e in ordine. Prima del COVID-19, stavamo gestendo altre situazioni di emergenza che possono verificarsi durante lo svolgimento di una riunione o di un evento. La gestione della diffusione virale è un altra variabile da incorporare nel vostro piano di comunicazione di crisi in loco.

Le situazioni di emergenza possono verificarsi a livello globale, regionale o locale e richiedono un’azione rapida e una strategia di risposta e comunicazione approfondita. Se la vostra organizzazione ha un piano di gestione e comunicazione della crisi in atto, un’agenzia sarà in grado di seguire tale piano. Se la vostra organizzazione non ha una strategia in atto, è necessario lavorare con un’agenzia che abbia la competenza di sviluppare uno con voi.

Uno dei punti chiave di un piano è quello di fornire linee guida e adeguate informazioni per i dipendenti e tutti i fornitori. I diversi tipi di emergenze richiederanno risposte diverse, ma in generale un’emergenza è definita come qualsiasi incidente che presenti un rischio immediato per la salute, la vita, la proprietà o l’ambiente o una situazione che possa incidere sulla sicurezza a breve o a lungo termine dei clienti, partecipanti e/o personale.

Un piano di gestione delle crisi dovrebbe delineare le fasi di azione di base per affrontare e rispondere alle situazioni di emergenza che possono verificarsi durante  lo svolgimento di una riunione o di un evento. L’intento è quello di fornire una comprensione generale delle misure di risposta e suggerire le misure da adottare da parte del personale in caso di emergenza. Questo piano non è l’unica soluzione per tutte le emergenze e non è destinato a sostituire le istruzioni fornite dal personale ufficiale tra cui, ma non solo; polizia, vigili del fuoco, militari, rappresentanti ufficiali di agenzie governative e/o personale di sicurezza di hotel/location. La priorità è sempre la sicurezza umana al di sopra della perdita materiale.

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