Industry Trends

I pro e i contro degli eventi ibridi

Distanziamento-sociale

Le organizzazioni di tutto il mondo sono ottimiste riguardo al ritorno degli incontri vis à vis che sembrano essere finalmente realizzabili in un futuro non troppo lontano. Ma saremmo incoscienti a non trarre insegnamento da quanto successo l’anno appena passato. Una parte nuova ma cruciale della tua strategia di pianificazione di riunioni o eventi deve essere la determinazione del tipo di evento che si adatta meglio ai tuoi obiettivi, al tuo pubblico e ai tuoi contenuti.

Ma mentre osserviamo delle timide possibilità per un ritorno ai meeting in presenza, un evento completamente dal vivo potrebbe non avere più senso, almeno non ancora. E gli eventi ibridi possono essere un’opzione intelligente anche per una strategia a lungo termine. Le riunioni ibride integrano l’esperienza di persona a quella virtuale, utilizzando strumenti di tecnologia, produzione e coinvolgimento per trasmettere il messaggio di un brand. Ma come si può sapere quando e come incorporare eventi ibridi? In questo articolo esaminiamo ciò che è necessario sapere riguardo a questa tipologia di meeting.

COSA C’È DA SAPERE SUGLI EVENTI IBRIDI

Le soluzioni ibride creano esperienze uniche per i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione, e forniscono opzioni sfaccettate per interagire con i contenuti. Questa tipologia di eventi ha alcuni vantaggi unici e presenta nuove sfide, ma quando torneremo a viaggiare in tutta sicurezza sia a livello nazionale che internazionale, saranno comunque un’ottima opzione.

Quando deciderai come e quando tornare ai meeting di persona, ricorda:

  • Gli eventi ibridi raramente saranno meno costosi. Poiché stai costruendo due esperienze diverse per i partecipanti, avrai bisogno di tecnologia, tempo di pianificazione, tempo di produzione e altre risorse per ottenere un risultato valido per entrambi i pubblici. Considera quale mix di contenuto ibrido e vis à vis funziona per raggiungere gli obiettivi del tuo evento entro il budget che ti sei prefissato.
  • Con gli eventi ibridi, i fusi orari per i partecipanti in presenza e per quelli virtuali potrebbero non corrispondere. Crea un programma del tuo evento che preveda i contenuti principali nel momento più universalmente user-friendly possibile.
  • La pianificazione delle emergenze è un must: i picchi di contagio e le situazioni di emergenza legate al COVID-19 potrebbero cambiare in maniera repentina l’organizzazione del tuo evento. Prepara un solido piano B pronto per essere implementato in fretta e furia e cerca di organizzare i tempi della tua scaletta in modo da ridurre al minimo il rischio potenziale che potrebbe avere un’emergenza sul tuo evento.
  • Per il momento, gli eventi ibridi hanno necessità di molto spazio fisico (pensa: il distanziamento sociale, la “scenografia” pronta per la trasmissione e l’attrezzatura pronta per lo streaming live richiedono spazio di manovra). Ciò potrebbe cambiare la tipologia di location che prendi in considerazione e potresti andare incontro a costi maggiori rispetto a quelli che potresti aspettarti in genere per un evento di quel tipo.
  • Prevedi un aumento del numero di personale “in loco” richiesto durante il tuo evento. Avrai bisogno di molte persone in più per gestire le due componenti del tuo pubblico.
  • Riconosci come quanto accaduto lo scorso anno abbia cambiato la percezione dei tuoi partecipanti rispetto al fatto che un viaggio possa essere necessario o meno. Ora che siamo abituati agli eventi virtuali, la nostra soglia di valutazione di ciò che deve essere svolto di persona potrebbe essere cambiata e il tuo evento sarà visto attraverso questa nuova lente. In futuro, alcuni eventi saranno migliori in un formato ibrido, alcuni potrebbero aver bisogno di un faccia a faccia per avere maggior successo e altri potrebbero essere buone opzioni per rimanere totalmente virtuali, sia ora che in futuro. Allineando la tua strategia per gli eventi a questo nuovo modo di pensare, stimolerai il coinvolgimento del pubblico in tutti i tuoi eventi.

Distanziamento-sociale-mascherine

Ulteriori informazioni chiave per il tuo evento ibrido

 

Produced meetings

Le persone hanno il desiderio di ritrovarsi ed è possibile sfruttare questa necessità per coinvolgere i tuoi partecipanti senza portarli effettivamente nella stessa stanza. I set da studio creati appositamente e progettati per sponsorizzare il tuo brand possono portare i relatori chiave nello stesso luogo creando dei momenti di interazione con il pubblico virtuale.

Vantaggi

  • Un set di produzione, costruito per distanziamento sociale sicuro
  • Infinite opportunità di branding e messaggi
  • Energia e interazione in loco
  • Facile collaborazione che incoraggia l’interazione spontanea

Sfide

  • Repentini cambiamenti della situazione epidemiologica globale e / o locale possono richiedere un rapido cambiamento di programma

Aggiunta di un pubblico dal vivo

Anche se vogliamo incontrarci di persona, i grandi raduni della pre-pandemia potrebbero non essere possibili durante la transizione dal mondo virtuale. Gli eventi ibridi ti consentono di riunirti in gruppi più piccoli in luoghi diversi e di offrire lo streaming live ai partecipanti da remoto.

  • Aggiungi un pubblico in studio sul tuo palco principale
  • Raggruppa i partecipanti in “pod” regionali, utilizzando uffici e spazi per eventi che consentano il distanziamento sociale
  • Condividi contenuti collaborativi

Vantaggi

  • Una vera esperienza vis à vis per i tuoi partecipanti
  • Il distanziamento sociale è più facile da gestire
  • Meno probabilità di essere influenzati dai cambiamenti nelle raccomandazioni locali
  • Esistono molti modi per creare contenuti dinamici sfruttando le diverse posizioni dei partecipanti
  • I partecipanti potrebbero non richiedere biglietti aerei e altre spese di viaggio per partecipare a un evento regionale

Sfide

  • Avrai bisogno di più spazio del solito per assicurare il distanziamento sociale
  • Pianificherai più eventi che dovrebbero avere un’esperienza simile per i partecipanti, aumentando i tempi di pianificazione e rendendo gli eventi più complessi
  • Coinvolgere il pubblico dal vivo e virtuale richiede allo stesso modo pianificazione e investimenti

Read more about articoli della categoria Industry Trends

Business case per un ritorno ai meeting di persona

Come è possibile tornare ai meeting di persona? Abbiamo intervistato alcuni clienti per capire come sia la situazione attuale e come evolverà.

La scienza della Human Connection: perchè siamo "programmati" per incontrarci

La tecnologia ci ha aiutato a rimanere connessi durante questo lungo periodo di distanziamento sociale, ma è importante la connessione umana.

3 motivi per implementare un'agenzia per la gestione dei tuoi eventi

Scopri perché adesso è il momento giusto per valutare di cambiare l'agenzia che ti aiuta nell'organizzazione dei tuoi meeting ed eventi

Come condurre un evento virtuale di successo

Si potrebbe pensare che condurre un evento stando dietro a  uno schermo sia molto più facile che stare su un palco di fronte a un pubblico. Tuttavia, avendo perso il vantaggio di quell'interazione faccia a faccia con il pubblico, è necessario creare un'atmosfera coinvolgente e una presentazione memorabile e la domanda sorge spontanea: "come farò a coinvolgere i miei ospiti in un mondo virtuale?". In questo articolo ti diamo alcuni consigli pratici per rendere la tua presentazione forte e coinvolgente, anche quando è virtuale.

Falsi miti e verità sugli eventi virtuali e ibridi

Per quasi un anno, gli eventi aziendali si sono svolti per lo più in maniera virtuale. E mentre in alcune parti del mondo, come la regione dell'Asia Pacifica, si ricomincia lentamente a tornare alla normalità, gli eventi ibridi stanno guadagnando popolarità. Ma ci si orienta ancora a fatica in questo nuovo mondo e questi format non vengono sfruttati al meglio delle loro potenzialità. In questo articolo analizziamo alcuni falsi miti riguardo agli eventi virtuali e ibridi e portiamo alla luce la realtà dei fatti.

Lavorare da casa: come migliorare il tuo benessere

Scopri i nostri suggerimenti per lavorare da casa pensando anche al tuo benessere e a trovare il tuo equilibrio.