Le organizzazioni di tutto il mondo sono ottimiste riguardo al ritorno degli incontri vis à vis che sembrano essere finalmente realizzabili in un futuro non troppo lontano. Ma saremmo incoscienti a non trarre insegnamento da quanto successo l’anno appena passato. Una parte nuova ma cruciale della tua strategia di pianificazione di riunioni o eventi deve essere la determinazione del tipo di evento che si adatta meglio ai tuoi obiettivi, al tuo pubblico e ai tuoi contenuti.

Ma mentre osserviamo delle timide possibilità per un ritorno ai meeting in presenza, un evento completamente dal vivo potrebbe non avere più senso, almeno non ancora. E gli eventi ibridi possono essere un’opzione intelligente anche per una strategia a lungo termine. Le riunioni ibride integrano l’esperienza di persona a quella virtuale, utilizzando strumenti di tecnologia, produzione e coinvolgimento per trasmettere il messaggio di un brand. Ma come si può sapere quando e come incorporare eventi ibridi? In questo articolo esaminiamo ciò che è necessario sapere riguardo a questa tipologia di meeting.

COSA C’È DA SAPERE SUGLI EVENTI IBRIDI

Le soluzioni ibride creano esperienze uniche per i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione, e forniscono opzioni sfaccettate per interagire con i contenuti. Questa tipologia di eventi ha alcuni vantaggi unici e presenta nuove sfide, ma quando torneremo a viaggiare in tutta sicurezza sia a livello nazionale che internazionale, saranno comunque un’ottima opzione.

Quando deciderai come e quando tornare ai meeting di persona, ricorda:

• Gli eventi ibridi raramente saranno meno costosi. Poiché stai costruendo due esperienze diverse per i partecipanti, avrai bisogno di tecnologia, tempo di pianificazione, tempo di produzione e altre risorse per ottenere un risultato valido per entrambi i pubblici. Considera quale mix di contenuto ibrido e vis à vis funziona per raggiungere gli obiettivi del tuo evento entro il budget che ti sei prefissato.
• Con gli eventi ibridi, i fusi orari per i partecipanti in presenza e per quelli virtuali potrebbero non corrispondere. Crea un programma del tuo evento che preveda i contenuti principali nel momento più universalmente user-friendly possibile.
• La pianificazione delle emergenze è un must: i picchi di contagio e le situazioni di emergenza legate al COVID-19 potrebbero cambiare in maniera repentina l’organizzazione del tuo evento. Prepara un solido piano B pronto per essere implementato in fretta e furia e cerca di organizzare i tempi della tua scaletta in modo da ridurre al minimo il rischio potenziale che potrebbe avere un’emergenza sul tuo evento.
• Per il momento, gli eventi ibridi hanno necessità di molto spazio fisico (pensa: il distanziamento sociale, la “scenografia” pronta per la trasmissione e l’attrezzatura pronta per lo streaming live richiedono spazio di manovra). Ciò potrebbe cambiare la tipologia di location che prendi in considerazione e potresti andare incontro a costi maggiori rispetto a quelli che potresti aspettarti in genere per un evento di quel tipo.
• Prevedi un aumento del numero di personale “in loco” richiesto durante il tuo evento. Avrai bisogno di molte persone in più per gestire le due componenti del tuo pubblico.
• Riconosci come quanto accaduto lo scorso anno abbia cambiato la percezione dei tuoi partecipanti rispetto al fatto che un viaggio possa essere necessario o meno. Ora che siamo abituati agli eventi virtuali, la nostra soglia di valutazione di ciò che deve essere svolto di persona potrebbe essere cambiata e il tuo evento sarà visto attraverso questa nuova lente. In futuro, alcuni eventi saranno migliori in un formato ibrido, alcuni potrebbero aver bisogno di un faccia a faccia per avere maggior successo e altri potrebbero essere buone opzioni per rimanere totalmente virtuali, sia ora che in futuro. Allineando la tua strategia per gli eventi a questo nuovo modo di pensare, stimolerai il coinvolgimento del pubblico in tutti i tuoi eventi.

Ulteriori informazioni chiave per il tuo evento ibrido

Produced meetings

Le persone hanno il desiderio di ritrovarsi ed è possibile sfruttare questa necessità per coinvolgere i tuoi partecipanti senza portarli effettivamente nella stessa stanza. I set da studio creati appositamente e progettati per sponsorizzare il tuo brand possono portare i relatori chiave nello stesso luogo creando dei momenti di interazione con il pubblico virtuale.

Vantaggi

• Un set di produzione, costruito per distanziamento sociale sicuro
• Infinite opportunità di branding e messaggi
• Energia e interazione in loco
• Facile collaborazione che incoraggia l’interazione spontanea

Sfide

• Repentini cambiamenti della situazione epidemiologica globale e / o locale possono richiedere un rapido cambiamento di programma

Aggiunta di un pubblico dal vivo

Anche se vogliamo incontrarci di persona, i grandi raduni della pre-pandemia potrebbero non essere possibili durante la transizione dal mondo virtuale. Gli eventi ibridi ti consentono di riunirti in gruppi più piccoli in luoghi diversi e di offrire lo streaming live ai partecipanti da remoto.

• Aggiungi un pubblico in studio sul tuo palco principale
• Raggruppa i partecipanti in “pod” regionali, utilizzando uffici e spazi per eventi che consentano il distanziamento sociale
• Condividi contenuti collaborativi

Vantaggi

• Una vera esperienza vis à vis per i tuoi partecipanti
• Il distanziamento sociale è più facile da gestire
• Meno probabilità di essere influenzati dai cambiamenti nelle raccomandazioni locali
• Esistono molti modi per creare contenuti dinamici sfruttando le diverse posizioni dei partecipanti
• I partecipanti potrebbero non richiedere biglietti aerei e altre spese di viaggio per partecipare a un evento regionale

Sfide

• Avrai bisogno di più spazio del solito per assicurare il distanziamento sociale
• Pianificherai più eventi che dovrebbero avere un’esperienza simile per i partecipanti, aumentando i tempi di pianificazione e rendendo gli eventi più complessi
• Coinvolgere il pubblico dal vivo e virtuale richiede allo stesso modo pianificazione e investimenti