Event Solutions

La comunicazione negli eventi virtuali

La comunicazione negli eventi virtuali e la trasformazione dei meeting di persona in eventi virtuali di un certo impatto sono stati la sfida più grande che il settore abbia dovuto affrontare nel 2020. La maggior parte degli organizzatori di eventi non aveva mai avuto bisogno di fare affidamento in modo così importante su piattaforme virtuali come location per eventi e meeting aziendali ed è diventato subito chiaro che gli eventi virtuali presentano sfide senza precedenti per quanto riguarda il coinvolgimento. In un nostro precedente articolo abbiamo anche illustrato tutti i fattori che concorrono per realizzare un evento virtuale di successo (clicca qui per leggerlo)

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Che sia di persona o virtuale, una cosa è certa: progettare una roadmap di comunicazione efficace che massimizzi il coinvolgimento dei partecipanti non è mai stato così importante. In questo articolo esaminiamo alcuni modi per realizzare una strategia di comunicazione efficace negli eventi virtuali.

COME CREARE UNA STRATEGIA DI COMUNICAZIONE COINVOLGENTE PER UN EVENTO VIRTUALE

Tieni a mente il brand dell’evento

Usa il brand del tuo evento virtuale come se fosse un’anteprima dell’evento stesso: fai intendere ai tuoi invitati che, nonostante il luogo virtuale, l’esperienza del pubblico avrà la priorità, i contenuti saranno interessanti e l’interazione tra partecipanti sarà garantita. Il branding dell’evento richiede un accurato esercizio di pensiero, lavoro di squadra e tempo – e quando il team di comunicazione lavora per creare un brand che riassuma i concetti di cui sopra in modo coerente, qualsiasi sforzo in tal senso verrà ripagato dall’engagement del pubblico.

Considera il marketing multicanale per un’efficace strategia di comunicazione negli eventi virtuali

In un mondo digitale, le comunicazioni riguardo agli eventi si disperdono nei meandri di rumors e distrazioni. Con il marketing multicanale, gli organizzatori di eventi e le parti interessate possono essere meno prevedibili nel trasmettere un messaggio in modo chiaro, al momento giusto e nel posto giusto. Connettersi attraverso una varietà di canali è un modo chiaro ed efficace per farlo. La capacità di monitorare la partecipazione, il coinvolgimento della piattaforma, il tasso di interazione e di acquisizione dei clienti all’interno delle piattaforme di marketing e di eventi virtuali ti aiuterà ad organizzare il futuro delle tue riunioni.

Nel 2020 abbiamo osservato come il marketing multicanale abbia assorbito i canali più disparati: comunicazioni digitali, social media, intranet, donazioni, gamification, concorsi e altro. Una sotto-tendenza nel marketing multicanale è quella di omaggiare i partecipanti con dei regali analizzando quando e come integrarli in modo efficace in una strategia globale. Sebbene il regalo possa essere un fattore importante, bisogna prendere in considerazione anche tutte le difficoltà connesse quali la logistica delle catene di approvvigionamento, la distribuzione, la sostenibilità e i costi complessivi. L’approvvigionamento di regali per un vasto pubblico a casa può essere complicato e, in alcuni casi, più costoso. Le parti interessate e gli organizzatori dell’evento sono sfidati a soppesare l’importanza del dono rispetto all’assegnazione di quel budget altrove – ad esempio un valore di produzione più elevato o uno speaker più famoso potrebbero giustificare più efficacemente l’utilizzo di quel budget.

Ricorda l’arte dello storytelling nella comunicazione degli eventi virtuali

Una buona storia separa i contenuti memorabili da quelli dimenticabili. In un’epoca in cui chiunque può produrre un video online, contenuti di forte impatto e una potente capacità artistica di produzione continuano ad essere elementi vincenti.

Nel 2020, lo storytelling con il supporto video è diventato un mezzo per rimanere in contatto. Le richieste di contenuto da parte delle parti interessate all’evento vertevano sull’umanizzazione della leadership, storie autentiche dei clienti, messaggi emozionali, grida di manifestazione e creazione di connessioni condivise con il pubblico interno. Mentre guardiamo al 2021, le strategie di coinvolgimento prima, durante e dopo l’evento continueranno a concentrarsi su aspetti che catturano l’attenzione umana universalmente.

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Fornire una formazione sufficiente sulla piattaforma

La transizione quasi istantanea ai meeting virtuali non ha lasciato indietro nessuno. Il fatto che fossimo preparati o meno per questa quantità di videoconferenze, riunioni virtuali ed esperienze online era irrilevante. Ci si aspetta quindi che il pubblico utilizzi con successo le piattaforme virtuali. In qualità di organizzatori di meeting ed eventi, è nostra responsabilità garantire che il personale, le parti interessate e il pubblico siano considerati, assistiti e completamente preparati per utilizzare le piattaforme virtuali. Le campagne di comunicazione devono avere un nuovo percorso onnicomprensivo: l’istruzione.

Il pubblico può variare dai super esperti di tecnologia agli Zoomer per la prima volta, ma tutti devono sentirsi a proprio agio facendo clic sulla piattaforma virtuale. Le comunicazioni dovrebbero indicare chiaramente cosa aspettarsi e come navigare con successo nell’esperienza virtuale. I controlli tecnici sono il nuovo “pre-viaggio”, che mettono in luce le preoccupazioni fondamentali degli utenti come browser supportati, specifiche del dispositivo, accessibilità ADA, potenziali problemi VPN, domande frequenti e credenziali di accesso. Man mano che le tecnologie cambiano e nuove piattaforme raggiungono rapidamente il mercato, questo percorso di comunicazione continuerà probabilmente a essere un aspetto essenziale di qualsiasi strategia di coinvolgimento.

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