Event Solutions

La Customer Confidence negli eventi ibridi

La tecnologia ha permesso al settore di meeting ed eventi di ridefinire ciò di cui siamo capaci quando si tratta di riunire un gruppo di persone. Ma il passaggio agli eventi virtuali è stato una fonte di apprendimento per tutti. Dopotutto, siamo abituati a eventi dinamici di persona che stimolano la connessione umana. Mentre lavoriamo al passaggio dagli eventi virtuali a quelli di persona, i format ibridi sono una componente essenziale per colmare lo spazio tra l’essere insieme fisicamente e il collegamento virtuale, anche se sappiamo che come ogni cosa anche gli eventi ibridi hanno dei pro e dei contro (clicca qui per approfondire) e che è necessario aumentare la customer confidence negli eventi ibridi.

Comprensibilmente, ci sono molte domande e preoccupazioni per questa tipologia di eventi in quanto possono essere complessi da eseguire e la sicurezza dei partecipanti è fondamentale. Un piano di comunicazione forte ed efficace e una logistica impeccabile sono necessari per dare vita con successo a un evento ibrido e coinvolgere il pubblico. Di recente, i nostri team della zona asiatica hanno riscontrato un grande successo con questo format. In questo articolo diamo uno sguardo a come il nostro team a Singapore abbia realizzato una Hybrid Event Showcase per mostrare come sia l’esperienza ibrida e aiutare i clienti ad incrementare la customer confidence negli eventi ibridi.

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Dare vita agli eventi ibridi attraverso una event showcase

I clienti sono ansiosi di ricominciare ad organizzare incontri di persona, ma potrebbero essere titubanti sulla fattibilità di un eventuale evento ibrido. È importante aumentare la loro confidence in questa tipologia di eventi con un piano ben congegnato che tenga conto di tutti i protocolli e processi di sicurezza necessari, disponga della tecnologia giusta che garantisca contenuti di alta qualità e termini con un’esecuzione impeccabile.

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Un’enfasi sull’esperienza

Uno dei modi migliori per acquisire la fiducia del cliente è dare loro accesso alla logistica dietro le quinte per questa tipologia di eventi in modo che possano comprendere sia l’esperienza del partecipante che del relatore. L’Hybrid Event Showcase includeva dimostrazioni informative della tecnologia utilizzata, incluso il modo in cui gli speaker da remoto potevano essere integrati e l’utilizzo di schermi verdi. Anche un’ulteriore spiegazione circa la durata dello spettacolo e delle misure di sicurezza in atto per i partecipanti in presenza è stata fondamentale per garantire la fiducia.

Poiché il contenuto è fondamentale per qualsiasi evento di successo, lo è anche la qualità dei relatori. Un evento ibrido consente la presenza di presentatori sia di persona che da remoto: per questo motivo sono state installate telecamere all’interno dello spazio dell’evento per consentire agli speaker da remoto di vedere il pubblico, concentrandosi sui partecipanti che hanno fatto domande in tempo reale.

Il food & beverage è un’altra parte cruciale dell’esperienza dei partecipanti che può ancora essere realizzata in modo sicuro. Per lo Showcase sono stati distribuiti snack dolci e salati in box individuali e le bevande potevano essere richieste ai camerieri. Sebbene il livello di servizio non sia diminuito, è importante dare istruzioni in merito ai partecipanti in modo che entrino sapendo cosa aspettarsi.

Creare uno spazio sicuro

Sono state messe in atto altre procedure di sicurezza, incluso un processo di registrazione strutturato in cui ai partecipanti è stato chiesto di ritirare i propri badge per eliminare contatti non necessari, controllo della temperatura all’arrivo e il disinfettante per le mani è stato posizionato in diversi punti. Inoltre, i braccialetti colorati con le corrispondenti aree salotto hanno aiutato a dirigere i partecipanti verso il proprio posto mantenendo il distanziamento sociale.

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È stato utile avere un project manager dedicato per garantire che il programma seguisse le linee guida di sicurezza specifiche del cliente, che possono differire dalle attuali norme locali in vigore. Ad esempio, alcune aziende potrebbero richiedere un maggiore distanziamento sociale che può influire notevolmente su elementi del programma come l’allestimento della sala e i posti a sedere.

Come prepararsi per riunioni ed eventi sicuri in loco

Un risultato di successo

Eravamo entusiasti dell’interesse del cliente a partecipare all’Hybrid Event Showcase e siamo entusiasti di ospitarne un altro per far vivere al resto dell’azienda l’esperienza di un evento ibrido . Ai team è piaciuto essere di nuovo sul posto e rivedere finalmente i clienti di persona. Nel complesso, l’evento ha contribuito a demistificare il format dell’evento ibrido e a creare la fiducia necessaria per poter tornare presto agli eventi di persona.

 

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