Event Solutions

La gestione delle situazioni di emergenza nel mondo dell'organizzazione di meeting ed eventi

Oggi, con la natura talvolta imprevedibile dei viaggi e le situazioni politiche instabili, il tema della gestione delle emergenze è sempre più presente all’interno delle società di organizzazione di meeting ed eventi. Mentre l’industria e il mondo cambiano, anche l’approccio alla gestione di una crisi deve cambiare.

Crisi ed emergenza

Nel mondo dell’organizzazione di meeting ed eventi, rifiutarsi di considerare gli elementi di cambiamento nel XXI secolo può avere conseguenze indesiderate. Le situazioni di crisi possono sorgere sia internamente che esternamente e possono avere tutto o nulla a che fare con l’organizzazione che rappresentate, ma possono influenzare voi e la vostra squadra indipendentemente dalla causa scatenante.

COME PREPARARSI ALLA GESTIONE DI UNA SITUAZIONE DI CRISI

In questo articolo, forniamo i migliori suggerimenti per aiutarvi a prepararvi ad affrontare una situazione di crisi, se e quando si dovesse presentare. Analizzeremo inoltre altri cambiamenti che andrebbero considerati e vi indicheremo con chi avrete bisogno di lavorare per garantire una gestione globale delle crisi.

Creare un piano completo di gestione delle crisi

Un piano completo dovrebbe specificare tutte le regole che devono essere seguite e prendere in considerazione una vasta gamma di possibili scenari di crisi ed eventuali risposte. Se lavorate per una grande organizzazione, il vostro reparto di HR molto probabilmente ha già considerato e formulato regole e comportamenti relativi a diversi argomenti e problemi che tutto il programma di comunicazione di crisi dovrebbe dettagliare.

Dovreste conoscere le policy alle quale vi dovete strettamente attenere e quali invece possono essere flessibili. Per esempio, qual è la policy relativa alla somministrazione di farmaci nella vostra azienda? E’ possibile non rispettarla in alcune occasioni? La maggior parte dei dipartimenti HR delle aziende affermano chiaramente che è inaccettabile condividere o distribuire farmaci da banco ai colleghi, potrebbero esserci conseguenze legali se qualcuno a cui abbiamo dato un farmaco da banco avesse una reazione avversa. Dovete essere sicuri che le regole e le politiche del vostro piano siano chiare e comunicate efficacemente per evitare inutilmente di creare una nuova situazione di crisi.

Per un programma specifico in una location specifica, è necessario adattare il piano alle peculiarità di quella destinazione e di quel cliente. I dettagli possono variare da programma a programma.

Per esempio:

• Di quali risorse dispone la location in casi di incidente?
• Quali sono le strutture mediche più vicine, quali sono i loro orari di apertura e quali tipi di pagamento accettano?
• Dove si trova l’ambasciata più vicina e come puoi contattarli?

Impegnarsi per una buona comunicazione con i team e i partecipanti

La comunicazione è fondamentale per una gestione efficace della crisi. Inizia a discutere il piano e le sue contingenze con il tuo team e il tuo cliente con largo anticipo rispetto all’evento. Concorda dettagli, ruoli e responsabilità per ogni membro del team durante una potenziale situazione di crisi. Assicurati che questo sia chiaramente documentato nei tuoi materiali in loco.

Crisi ed emergenza

Spesso, un cliente avrà le proprie procedure e i propri protocolli interni da osservare in caso di emergenza. Questo non significa che non esista la necessità di sviluppare e discutere il proprio piano, ma richiede una discussione preliminare per determinare quale piano avrà la precedenza e se tale piano debba essere migliorato.

Inoltre, discutete con i vostri partner l’importanza della comunicazione, del processo decisionale e dell’attenersi alle regole stabilite nel piano in qualsiasi scenario di crisi. Per partner intendiamo gli hotel, DMC, direttori di viaggi e luoghi di eventi. Discutete tutti i dettagli rilevanti del vostro piano con i vostri partner per garantire che tutti sappiano cosa vi aspettate e chi sarà coinvolto nel prendere decisioni critiche.

Uso della tecnologia durante una situazione di emergenza

Determina come la tecnologia possa supportare i tuoi sforzi di comunicazione nella gestione delle crisi. Pianifica di utilizzare un’app dedicata all’evento, messaggi e altre opzioni. Ma considera anche cosa succede se ti trovi nell’impossibilità di affidarti alla tecnologia a causa di una crisi. Come comunicherai con i tuoi partecipanti se questo dovesse accadere? In caso di crisi potrebbe essere necessario comunicare regolarmente con i partecipanti e i loro contatti di emergenza. Ricordati di avere sempre una copia cartacea delle loro informazioni di contatto nel caso in cui non sia possibile accedervi elettronicamente.

Stabilire una chiara catena di controllo

La maggior parte delle aziende hanno un piano caratterizzato da più livelli che dettagliano il processo decisionale e l’escalation della comunicazione in caso di emergenza. Deve essere chiaro e concordato preventivamente chi debba essere coinvolto nella risoluzione di qualsiasi incidente e chi debba contattare i necessari responsabili delle decisioni. Si tratta di un approccio standard per controllare e guidare le risposte in caso di emergenza ed è particolarmente importante che questo sia chiaramente stabilito sul posto. Fornisce chiarezza di comando, permettendo al vostro staff
di operare in modo organizzato ed efficace, e garantisce il riconoscimento di tutti coloro che devono essere coinvolti nel processo decisionale.

Inoltre, i tuoi partner dovrebbero sapere con chiarezza chi contattare per primo all’interno del tuo team in caso di emergenza. Il vostro cliente avrà il proprio team di sicurezza in loco durante il meeting? Se così fosse, assicurati di stabilire chiaramente il loro posto nella catena di controllo. Inoltre, assicurati di determinare quali situazioni il loro team di sicurezza dovrà gestire e quali situazioni invece dovrà gestire il tuo team.

Raccogli le informazioni e la documentazione necessaria

Se hai bisogno di comunicare con i tuoi partecipanti durante un incidente, è fondamentale che tu abbia raccolto le loro informazioni di contatto standard e di emergenza. Si raccomanda inoltre di raccogliere tutte le informazioni relative al documento di viaggio internazionale, come i dettagli del passaporto. Questi potrebbero essere importanti se dovesse verificarsi una situazione di emergenza che ti porta a metterti in contatto con l’ambasciata del Paese.

Per i viaggi internazionali, si consiglia ai partecipanti di acquistare un’assicurazione di viaggio se la loro azienda non la fornisce. Un piccolo investimento può fornire una copertura significativa. Assicurati di avere una copia dei documenti di responsabilità civile e assicurativa validi del tuo cliente.

La raccolta e la documentazione di informazioni accurate durante qualsiasi incidente è la chiave per proteggersi legalmente. Crea un form di raccolta informazioni da compilare nel caso in cui si verifichi una situazione di emergenza, assicurati che sia facilmente accessibile e che venga compilato da tutti gli interessati, considerando anche aggiornamenti o risoluzioni post incidente iniziale. Condividi questo modulo con tutti gli interessati, come il tuo management team e il tuo legal team. E se possibile, raccogli copie di qualsiasi rapporto di incidente compilato dai vostri partner.

Dopo che l’evento sarà terminato, dovrete fare rapporto su ogni incidente accaduto. Avere documenti chiari e accurati per discutere di queste questioni è essenziale per rivederle e imparare dall’evento.

Crisi ed emergenza

Come individui e aziende che hanno come obiettivo l’organizzazione e la pianificazione di esperienze ed eventi significativi, vogliamo sicuramente evitare la possibilità che qualsiasi cosa al di fuori del nostro controllo possa influenzare il nostro investimento e l’esperienza dei partecipanti. Le aspettative sono cambiate e questo potrebbe coglierci impreparati. Per questo motivo è importante un’accurata pianificazione pre-evento per rispondere efficacemente alle crisi.

Read more about articoli della categoria Event Solutions

People Puzzle: come segmentare efficacemente l'audience dei tuoi eventi

Il coinvolgimento dei partecipanti è fondamentale per il successo di un evento. Ed è per questo che il coinvolgimento strategico del pubblico può fare la differenza tra un programma che affascina o uno che invece non suscita alcuna emozione. Ma riuscire a coinvolgere efficacemente il pubblico del tuo programma può essere scoraggiante, soprattutto se il tuo audience si compone di un'ampia varietà di tipologia di partecipanti con differenti caratteristiche demografiche, interessi e motivazioni.

7 fattori da considerare per un evento ibrido di successo

Mentre ci abituiamo agli attuali cambiamenti e gli eventi si orientano verso esperienze virtuali, dove possiamo collocare gli eventi dal vivo, almeno nel breve termine? Che tipo di format dovrebbero (e potrebbero) prendere? Non è ora una questione di quando ci incontreremo di nuovo, ma come. Ed è il momento di prendere in considerazione il modello di evento ibrido.

7 Modi per creare Video Conferenze o Eventi Virtuali che piacciono

Scopri 7 suggerimenti per fare engagement con i tuoi partecipanti nel corso delle video conferenze o degli eventi virtuali della tua azienda.

4 Tipi di Sequenze Video per virtual meeting

Con un costante flusso di contenuti digitali e la mancanza di contatto personale, ora più che mai è importante creare esperienze che coinvolgano un pubblico da remoto con ottime sequenze video per virtual meeting.

Virtual Meeting e Best Practices Tecniche, intervista a Evan Thompson

Virtual Meeting e Best Practices Tecniche, Evan Thompson risponde ad alcune domande sui requisiti per diversi tipi di riunioni virtuali aziendali.

Virtual Meeting tra mito e realtà

Un set-up tecnico impeccabile è la chiave per rendere qualsiasi virtual business meeting simile a un TV show o una trasmissione televisiva. Ciò presuppone l'uso di una trasmissione sicura fatta di contenuti interessanti!