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La pianificazione futura: duty of care e reporting

In precedenza, poche organizzazioni al di fuori del governo hanno seriamente previsto un piano di azioni da intraprendere in caso di pandemia. Una cosa che il COVID-19 ha sicuramente evidenziato è la necessità di essere proattivi e di rivalutare i piani attuali di un’organizzazione per preparare, reagire rapidamente e infine sopravvivere a una pandemia globale. I migliori piani di azione scoperti per reagire al COVID-19 possono essere sfruttati per prepararsi a future situazioni simili.

Duty of care and reporting

CONSIDERAZIONI POST-PANDEMIA PER IL TUO BUSINESS CONTINUITY PLAN E DUTY OF CARE

Il Business Continuity Plan (BCP) è un piano che consente di proseguire le operazioni nel caso caso in cui la sede delle attività venga compromessa. Gli esempi vanno da una perturbazione localizzata con una durata limitata a un problema che dura diversi giorni, a esempi più estremi come la perdita permanente di un edificio. Avendo un BCP, cercate di proteggere i vostri servizi essenziali e fornite alla vostra organizzazione le migliori possibilità di continuare a operare.

Questo tipo di pianificazione consente di ristabilire i servizi a un livello pienamente funzionale il più rapidamente e facilmente possibile. Il primo passo è quello di scoprire se la vostra azienda ha un BCP in atto, e quanto spesso questo è rivisto e aggiornato. Si consiglia un aggiornamento annuale, che diventa una parte standard del business plan annuale ed è completato con punti chiari di responsabilità.

Alcuni suggerimenti relativi alla presentazione del duty of care

La presentazione relativa al duty of care va di pari passo con un BCP ed è, essenzialmente, un’estensione quotidiana di quel piano. Alcuni rapidi suggerimenti:

Coinvolgi il tuo team di sicurezza

– La presentazione del duty of care è stata correttamente consegnata alla squadra di sicurezza? In caso contrario, interfacciati con loro per rivedere le loro esigenze di segnalazione (compresi i nuovi punti dati) e una cadenza per la consegna di queste informazioni.
– Se la presentazione invece è attualmente condivisa con il team di sicurezza, rivedere l’output con loro per confermare che le informazioni giuste vengono condivise. In caso contrario, rivedere se necessario.
– Esamina i protocolli di sicurezza e le partnership della tua azienda con chi si occupa di gestione delle riunioni e degli eventi. Il processo di inserimento dei dati mediante il quale il team di sicurezza riceve informazioni dal servizio riunioni dovrebbe essere aggiornato regolarmente o, se possibile, in tempo reale. Un’integrazione API da Cvent o da un’altra tecnologia di meeting, è il modo più up-to-the-minute per ricevere queste informazioni. Come minimo, i feed di sicurezza in formato xml per l’input/upload dovrebbero essere effettuati quotidianamente. BCD Meetings & Events ha l’esperienza per assistere nella creazione e/o raffinazione di questo processo e può collaborare con voi e il vostro reparto di sicurezza per progettare un modo per fornire queste informazioni in modo efficiente.

In caso di una pianificazione di emergenza

– Rivedere i protocolli del duty of care per l’utilizzo dei dati segnalati se si verifica un incidente. Questo dovrebbe essere chiaramente documentato nelle tue SOP, incluso il nome del tuo fornitore di sicurezza (se applicabile) e gli eventuali numeri di emergenza per i viaggiatori, che dovrebbero essere inclusi nelle comunicazioni dei partecipanti
– Assicurati che la tua TMC sia coinvolta nello scambio di informazioni per identificare dove ci sono sovrapposizioni di informazioni o lacune in cui è richiesto un report specifico come il nome dell’hotel e le date di check-in/check-out. Qualsiasi integrazione OBT dovrebbe anche essere considerata come un’opzione per automatizzare il reporting aereo di gruppo e consolidare queste informazioni all’interno del sistema di gestione riunioni di un cliente
– Come stai monitorando il movimento dei dipendenti, se non stanno volando? C’è visibilità di tutti i partecipanti o solo per quelli che utilizzano servizi aeree e ferroviari? Considera mandatoria la registrazione dei partecipanti per le riunioni e rendi i dati dei partecipanti parte del piano di sicurezza e del duty of care.

Rendicontazione generale

Con eventuali modifiche al programma della riunione, è importante considerare come questo influenzerà l’output di reporting complessivo. Poiché il 2020 è diventato un anno molto diverso, i risultati di un’analisi anno su anno saranno distorti e non forniranno una storia accurata. Ora è il momento di rivisitare i dati che si stanno raccogliendo e come vengono utilizzati date le prestazioni del 2020.

Aree da considerare:

– Prima di aggiungere nuove informazioni alla tecnologia di gestione delle riunioni, è necessario rivedere l’effetto che questo avrà sull’output di reporting corrente e se la priorità diversa di alcune informazioni debba essere regolata – per esempio se si aggiunge un nuovo MRF o si regola il MRF corrente per incorporare riunioni ibride o virtuali. Se gli aggiustamenti dei dati influiscono sul flusso operativo, organizzare un’adeguata formazione operativa per garantire una transizione agevole.
– Questo è anche un buon momento per rivedere l’output di reporting verificando innanzitutto che si stiano catturando i dati giusti e regolando l’attuale analisi per garantire che si stiano ricevendo le informazioni di cui avete bisogno.
– Suggerimento: per riunioni virtuali o incontri ibridi live/virtuali, si consiglia di catturare il numero di partecipanti in due campi di dati separati – un campo per i partecipanti di persona e uno per quelli virtuali. Questo aiuterà a mantenere i parametri di analisi – la spesa per partecipante, la tariffa media della camera e la spesa media dei pasti -corretti e coerenti ai fini dell’analisi.
– E’ inoltre importante garantire che i giusti stakeholder siano consultati in modo che qualsiasi cambiamento sia rispettoso di tutte le parti coinvolte. A seconda di come ricevi i tuoi report, puoi considerare di coinvolgere: il tuo account manager BCD Meetings & Events, il business analyst BCD Meetings & Events, il tuo provider di tecnologia di gestione delle riunioni insieme ad altri stakeholder chiave che utilizzano i tuoi meeting e report di eventi all’interno della tua organizzazione.

 

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