Meetings Management

L'importanza delle procedure operative

Potreste aver alzato gli occhi al cielo quando avete letto il titolo di questo articolo. Le procedure operative standard (SOPs – Standard Operating Procedures) tendono ad essere una delle parti meno interessanti nel processo di pianificazione delle riunioni, ma quando si tratta di organizzare e gestire delle riunioni strategiche, sono essenziali. Scopriamo insieme l’importanza delle procedure operative.

I benefit delle SOPs nei meeting planning

Le SOPs sono molto più che semplici istruzioni da scrivania. Avere un piano di SOPs pensato e ragionato fornisce a voi, al vostro team e ai vostri clienti questi importantissimi pillar:

Standard e coerenza: avere delle procedure standardizzate permette di eseguire con successo ogni task legato all’organizzazione del meeting, indipendentemente dal fatto che questo venga gestito da un nuovo membro del team o da qualcuno di più esperto.

Affidabilità: i clienti possono stare tranquilli sapendo che la gestione dei task di ogni meeting è proceduralizzata in modo da fornire gli stessi livelli di servizio per ogni riunione, elemento chiave per organizzare riunioni strategiche di successo.

Metriche: le SOPs ben pianificate sono basate su accordi a livello di servizio (SLA) e questo assicura che i dipendenti comprendano gli accordi contrattuali e li rispettino, oltre a fornire dati tracciabili per le singole verifiche delle prestazioni dei dipendenti.

Fiducia: le SOPs non solo danno sicurezza ai clienti, ma consentono anche al personale di agire in modo indipendente e sicuro nella consapevolezza di avere ciò di cui hanno bisogno per completare correttamente il proprio lavoro.

 

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Come gestire con successo le procedure operative

Spesso chi organizza e pianifica le riunioni dispone di procedure scritte, ma queste possono essere salvate in più posti o in documenti separati che non sono facili da trovare. Abbiamo notato che i team di maggior successo hanno SOPs raccolte in un unico documento o piattaforma e sono progettate per essere ricercabili. Può essere che una SOP sia molto complessa; la nostra soluzione è quella di creare delle checklist iniziali per il personale più esperto che ha bisogno solamente di un promemoria relativo all’ordine delle fasi di processo (con i collegamenti ai modelli pertinenti)e posizionare il resto del contenuto relativo al modus operandi dietro a quelle checklist per tutti gli altri membri del team che hanno bisogno invece di maggiori dettagli di supporto. La pianificazione delle riunioni è un lavoro molto complesso, soprattutto se sono coinvolte delle agenzie di regolamentazione, quindi avere un piano di SOPs completo e di facile consultazione assicura un lavoro accurato.

L’aggiornamento e miglioramento continuo delle procedure operative

“Miglioramento continuo” è la parola d’ordine e vista la necessità di molti clienti di ottenere una certificazione ISO-9000 è importantissimo realizzare un solido piano di procedure operative. Le SOPs devono essere riviste regolarmente, devono essere aggiornate con i processi nuovi/modificati e devono essere analizzate accuratamente per identificare quali processi esistenti possano essere migliorati. Quand’è stata l’ultima volta che hai rivisto le tue SOPs? Se non lo hai fatto durante l’ultimo mese sicuramente hanno bisogno di essere aggiornate. Trovare del tempo per rivederle è impegnativo. Un’idea potrebbe essere quella di designare un “quality officer” all’interno del team che abbia la responsabilità di rivedere le procedure regolarmente e pensi a un modo per migliorarle nel tempo.

BCD Meetings & Events  può offrire un servizio di consulenza per il vostro team revisionando e valutando il vostro pianto di procedure operative, contattaci per saperne di più.

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