Event Solutions

Need to Know: offrire del cibo durante i Virtual Pharma Programs

Il COVID-19 ha fatto sì che le organizzazioni di tutto il mondo abbiano dovuto adattare la loro strategia di organizzazione dei meeting per affrontare rapidamente questo nuovo mondo. Per le aziende farmaceutiche la necessità di comprendere la compliance riguardo ai virtual meeting è stata cruciale. Di seguito, esaminiamo una domanda importante, “Possiamo servire cibo nel corso di virtual meeting del mondo farmaceutico e medico durante questa pandemia?”

Food-Virtual-Meeting

Nel corso dell’estate, le organizzazioni di Life Sciences degli Stati Uniti hanno ricevuto l’autorizzazione sia da Phrma che da Advamed sul fatto che i pasti potessero essere forniti in combinazione con programmi educativi virtuali. Infatti, ogni associazione ha pubblicato documenti di orientamento sul tema.

Entrambe le organizzazioni hanno prontamente ricordato ai membri che uno stato di emergenza, come il COVID-19, non è una scusa per infrangere le regole. Allo stesso modo, i rispettivi codici di etica/condotta/interazione con gli HCP sono ancora pienamente in vigore ed efficaci. Pertanto, è importante garantire che le norme del rispettivo codice relative all’istruzione e alla formazione vengano rispettate. Tuttavia, in tempi di crisi, è necessaria maggiore chiarezza, ed è proprio ciò che offrono questi documenti di orientamento. Qui evidenziamo i cambiamenti più significativi.

CONSIGLI DI COMPLIANCE PER OFFRIRE ALIMENTI DURANTE I VIRTUAL PROGRAMS DELLE LIFE SCIENCES NEGLI STATI UNITI

 

Advamed raccomanda alle aziende di:

1. Creare un processo per controllare l’ordinazione e la consegna dei pasti, affrontando i problemi di salute e sicurezza e garantendo che i pasti non siano utilizzati come incentivo inadeguato.

SUGGERIMENTO: Si può fare questo essendo consapevoli di quando i pasti vengono offerti, l’orario in cui i pasti vengono serviti, la modestia/costo degli elementi e che non vengono utilizzati come un incentivo.

2. Verificare la partecipazione per essere certi che solo i destinatari della formazione/istruzione ricevano i pasti e specificare che non sarà consentita la consegna a domicilio.

SUGGERIMENTO: Lavorare sia con lo strumento di tecnologia online per tracciare le presenze e richiedere la compilazione dei fogli presenza distribuiti e raccolti dal responsabile dell’ufficio e poi consegnati al rappresentante dell’azienda.

3. Specificare che non sarà consentita la consegna a domicilio.

PhRMA raccomanda di:

Attualmente, il requisito di presenza può essere soddisfatto attraverso la “presenza” virtuale di chi offre presentazioni informative da remoto tramite videoconferenza o audio. La presentazione informativa può essere accompagnata dalla consegna di un pasto modesto agli HCP e ai vari membri, conformemente alla sezione 2 del codice di Phrma, a condizione che:

1. Il rappresentante rimanga virtualmente “presente” su video o audio per tutta la durata dell’evento,

SUGGERIMENTO: Utilizzare la tecnologia online per monitorare e verificare la loro presenza.

2. I pasti dovrebbero essere forniti solo se vi è una ragionevole aspettativa che gli HCP rimangano presenti durante l’intera durata dell’evento.

SUGGERIMENTO: Ancora una volta, massimizzare il valore della vostra piattaforma di webinar online utilizzando le sue funzionalità di reporting per verificare la presenza. Inoltre, non rinunciare all’uso di fogli di sign-in solo perché il programma è virtuale. Se viene servito un pasto, un foglio di sign-in dovrebbe essere utilizzato.

I pasti da asporto e i programmi “dine & dash” non sono ancora appropriati.

SUGGERIMENTO: È meglio mantenere i pasti agli orari abituali. I pasti “Dine and Dash” sono vietati, quindi se un pasto è servito alle 15 (ben oltre l’ora di pranzo standard), è probabile che gli avanzi sarebbero portati a casa, fornendo così benefici ad altri al di là degli HCP e del personale.

3. I pasti offerti dovrebbero inoltre essere conformi alle disposizioni della sezione 2 del codice di Phrma, compreso il fatto che il pasto dovrebbe essere modesto secondo le norme locali, in modo da favorire la comunicazione informativa e limitato al consumo in ufficio o in ospedale.

4. Infine, i pasti non dovrebbero essere forniti qualora siano vietati dalle politiche dell’ufficio dell’HCP o della struttura sanitaria.

Si ricorda alle aziende di prendere in considerazione le politiche della struttura sanitaria per quanto riguarda la consegna senza contatto di persona, la gestione degli alimenti e le limitazioni sulla condivisione dei pasti.
SUGGERIMENTO: I responsabili di ufficio/pratica possono fornire facilmente queste informazioni.

I pasti dovrebbero continuare ad essere limitati alla modalità “in ufficio o in ospedale”.
SUGGERIMENTO: Anche se non specificamente menzionato, si deduce che i pasti consegnati a domicilio non dovrebbero essere forniti.

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