Come organizzare un congresso medico di successo in 5 step

BCD Meetings Events organizzare un congresso medico

Ti senti pronto per organizzare un congresso medico?

Il tuo team di marketing è preparato a organizzare un congresso medico scientifico all’altezza dei tuoi partecipanti? Per chi non ha esperienza nella pianificazione e gestione di eventi e non dispone di un team competente e affiatato, può rivelarsi un progetto difficile da portare a termine.

In BCD Meetings & Events, conosciamo l’importanza di seguire anche i più piccoli dettagli per organizzare un convegno medico o un evento del settore pharma. Per aiutare i tuoi collaboratori o il tuo event planner, ecco alcuni suggerimenti su cosa non deve mai mancare nell’organizzazione di un incontro in campo medico e farmaceutico. Metti in pratica questi consigli e vedrai la differenza: gli ospiti e i partecipanti noteranno senz’altro i miglioramenti del tuo evento business!

Chi sono i committenti di un congresso medico

I congressi e i convegni medico-scientifici costituiscono il segmento più grande e stabile del mercato congressuale. Gli eventi organizzati per questa specifica industry superano i 30.000 ogni anno tra congressi medici e convegni ECM, muovendo oltre un milione e mezzo di congressisti. I committenti e decision maker del mercato pharma, e quindi coloro che si assumono la responsabilità dell’organizzazione del congresso, sono principalmente medici e società scientifiche.

In genere si tratta di figure dirigenziali di importanti strutture sanitarie come una clinica medico-chirurgica. Oppure medici strutturati, ricercatori scientifici. Tuttavia, ha preso piede la prassi di affidare l’organizzazione a event planner specializzati o aziende di event management responsabili dell’evento per conto di una società scientifica o di una casa farmaceutica. Se stai leggendo questo post, tu rientri in una di queste figure.

Organizzare un congresso medico, 5 consigli per Event planner

Come organizzare un congresso medico scientifico, concentrati sulle fasi una alla volta

Per affrontare la complessità organizzativa di un congresso medico scientifico, la strategia migliore è quella di concentrarsi e gestire le singole fasi separatamente. In genere, indipendentemente che si tratti di un convengo medico o una conferenza finanziaria, l’organizzazione degli eventi business prevede queste quattro fasi:

  • Pianificazione
  • Promozione
  • Svolgimento
  • Follow-up

Pianificare l’evento medico

La prima fase dovrebbe iniziare dai 6 ai 12 mesi prima dell’apertura dell’evento. Questa è la fase preparatoria in cui discuti, valuti e stabilisci – insieme al committente – il budget e i dettagli del’evento. Ovvero:

  • data
  • luogo
  • programma
  • relatori
  • strategia di promozione
  • fornitori e sponsor dell’evento

Coordinare e promuovere il congresso

Una volta che hai messo in chiaro i punti saldi del tuo congresso medico, la seconda fase riguarda la divulgazione e la gestione delle iscrizioni. Questo è il momento in cui i partecipanti devono venire a conoscenza del tuo congresso medico e iniziare a iscriversi.

Dovrai focalizzarti sulla promozione dell’evento e sulla gestione degli iscritti, dei relatori e dei fornitori. Tutte quelle figure che faranno in modo che il tuo congresso medico funzioni  abbia tutti i presupposti per essere un successo. In questa fase hai bisogno di uno studio accurato del target dei partecipanti.

Quali sono i canali di comunicazione che popolano assiduamente? Attraverso quali mezzi possono venire a conoscenza del tuo congresso medico? I fornitori e gli sponsor a cui vuoi riservare uno spazio possono aiutarti in questa operazione?

Svolgimento

Questa è la fase della “cura” del cliente e del problem-solving rivolto ai partecipanti. Dovrai dimostrare la massima attenzione verso le esigenze e le aspettative dei relatori e dei medici o degli addetti ai lavori. Dovrai prevedere e gestire eventuali contrattempi. Destreggiarti tra piccoli o grandi imprevisti che potrebbero verificarsi nonostante l’organizzazione meticolosa delle fasi preliminari che ti ho spiegato sopra.

In ogni caso, l’unica regola che ogni event planner deve seguire nello svolgimento di un congresso medico – ma vale per qualsiasi evento business – è quella di mantenere sangue freddo. Non lasciarsi prendere dal panico è l’unica soluzione a tutti i problemi che ti si presenteranno nei giorni del congresso o del convegno che hai organizzato.

Allo stesso tempo, assicurati che il personale e i collaboratori che hai selezionato per presenziare al tuo convegno medico siano idonei all’evento. Se hai visionato in fase preparativa le loro competenze, il numero di addetti necessari, e le loro qualifiche nel supporto e nell’assistenza dei partecipati non hai nulla da temere.

Follow-up e feedback

Almeno nei 2 mesi successivi allo svolgimento dell’evento dovrai occuparti della rassegna stampa legato al tuo congresso scientifico. Valuta, se attinente al tuo evento, l’eventuale invio di presentazioni, abstract, summary e altri tipi di contenuti mediatici ai partecipanti. Raccogliere le testimonianze e i materiali audiovisivi prodotti durante l’evento è un ottimo modo per sfruttare la scia finale del congresso per aumentarne il prestigio e un buon passaparola. Insomma, il lavoro prosegue anche dopo l’applauso di chiusura!

Gli errori da non fare quando organizzi un congresso medico

La prima cosa che un partecipante nota sulla qualità di un congresso medico è la facilità degli spostamenti. Questo è un aspetto cruciale, tutti sanno quanto i medici siano esigenti e inflessibili! La scelta della location – come per ogni evento business – richiede il coordinamento di vari attori e un’attenta programmazione. Come abbiamo già spiegato in questo precedente post dedicato agli event planner e alla scelta della location, immagina quanto scarso appeal può avere un evento organizzato in un luogo difficile da raggiungere.

A meno che non si tratti di un convegno davvero riservato e ristretto, evita location che presuppongono scarsa facilità di spostamento. Rischi di non riuscire ad attrarre ospiti autorevoli o il numero di partecipazioni che avevi prefissato. Un’organizzazione impeccabile invece farà sì che tutti i partecipanti arrivino con facilità alla sede. Potendo muoversi comodamente nella città o nell’area circostante.

Altro errore da evitare è quello di riservare la data del tuo congresso medico in un periodo di sovraffollamento di eventi. Non stiamo parlando di pianificare un congresso in occasione di un grosso evento cittadino come il Salone del mobile a Milano o Pitti a Firenze. Anzi! Questo potrebbe essere una leva d’incentivazione per i partecipanti che potrebbero decidere di partecipare al congresso e abbinare a questa trasferta un momento di piacere.

Tuttavia dovrai essere scrupoloso nel verificare che altri congressi del settore medico o pharma non si tengano nello stesso periodo del tuo evento. Sopratutto se di grande rilevanza e fama. Esamina l’eventuale concomitanza sia di eventi concorrenti che di altre grosse manifestazioni in città. In caso contrario potresti mettere a forte rischio sia il lavoro di marketing che la logistica e organizzare un congresso medico di successo risulterà una mission impossibile.

Convegno o congresso medico? Ad ognuno il proprio mestiere!

Organizzare una conferenza, un convegno o un seminario medico-scientifico è un lavoro che richiede molta professionalità. Al crescere della portata dell’evento aumenta la necessità di delegare l’organizzazione a professionisti del settore, come ad esempio un’agenzia di comprovata esperienza nel settore medico e farmaceutico. Prendere in consegna e organizzare un convegno medico di portata internazionale non è affatto un gioco da ragazzi.

Se però si dispone già di una segreteria strutturata, molte funzioni potranno essere svolte all’interno, e allora è più indicato rivolgersi a un event planner per una consulenza.

Entrambe queste soluzioni permettono, a fronte di un minimo investimento iniziale, di risparmiare enormi quantità di tempo e budget, con in più la comodità di poter disporre di un unico referente. Proprio per questo, nella stragrande maggioranza dei casi, i medici, le società scientifiche o le case farmaceutiche che vogliono organizzare e promuovere un evento si guardano bene dall’ occuparsene in prima persona.