La registrazione dei partecipanti agli eventi è da sempre una fase dell’organizzazione molto delicata. E’ il primo punto di accesso per gli ospiti dell’evento e fornisce un prezioso contatto per comunicazioni successive. E anche se quest’anno la nostra industria e i nostri processi hanno visto molti cambiamenti, la registrazione rimane un elemento necessario per gli eventi. In questo articolo, BCD M&E On-site Technology Engineer, Alex Wright, condivide la sua esperienza per spiegare il perché.
REGISTRAZIONE DI EVENTI IN UN MONDO VIRTUALE
Nel corso degli ultimi mesi, ho avuto il piacere di fornire progetti di registrazione virtuale per alcuni eventi che avrebbero dovuto essere di persona.
La registrazione può facilmente diventare un ripensamento, ma la realtà è che l’importante e memorabile viaggio dei partecipanti inizia dal primo clic.
Creare un’esperienza di registrazione di successo
Il percorso di accesso virtuale agli eventi dovrebbe essere semplice. Dobbiamo assicurarci che i nostri partecipanti sappiano come e quando accedere, come visualizzare i loro contenuti preferiti e come interagire con l’evento durante il suo svolgimento. La comunicazione e una piattaforma di registrazione e riunione virtuale unificata e uniforme sono fondamentali.
Quando non c’è una scrivania fisica dove i nostri partecipanti possano avvicinarsi e fare domande, è importante rendere la loro partecipazione all’evento virtuale il più semplice (e sicura) possibile.
Consigli per gestire virtualmente la registrazione
1. Gli invitati necessitano ancora di un’esperienza di registrazione chiara e semplice, adeguatamente dettagliata e mirata.
2. Esistono ancora diversi tipi di partecipanti che richiedono informazioni e livelli di accesso diversi da gestire.
3. I partecipanti hanno ancora bisogno di promemoria, comunicazioni tempestive e accurate e di un buon servizio clienti.
4. Abbiamo ancora bisogno di radunare i partecipanti in tempo. (In termini 2020, farli loggare!)
5. C’è ancora il monitoraggio della frequenza delle sessioni e degli eventi, feedback e dati post evento da acquisire. Tutto ciò è incredibilmente prezioso.
Non lasciare che la registrazione sia un ripensamento. E’ la prima interazione che il partecipante ha con il vostro evento e se viene fatta bene, può portare risultati significativi. I tuoi partecipanti entusiasti non possono recepire i tuoi incredibili contenuti se non possono registrarsi e accedere alla tua piattaforma con facilità.
Fai contare il tuo evento virtuale!
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