Prenotare e gestire servizi travel per lo sport durante la pandemia

Logistica Travel per la Formula 1

Occuparsi della logistica travel nell’ambito delle competizioni sportive è una delle attività che si sono completamente rivoluzionate nel corso del 2020 e il 2021 si sta presentando altrettanto sfidante.

Con la riconferma nel 2019 dell’incarico di occuparci del travel di una nota scuderia italiana, siamo stati onorati di essere nuovamente in prima linea con il Team Sport di BCD Meetings & Events nella gestione dei servizi di viaggio dedicati al Gran Premio di Formula 1.

Vogliamo raccontarvi in questo articolo quali sono le complessità che il team Sport ha gestito e sta gestendo nell’ambito specifico dei servizi travel per permettere ad un importante cliente di partecipare ai Gran Premi di Formula 1.

La gestione dell’incertezza è la chiave del successo per chi si occupa di travel durante la pandemia.

L’approccio al lavoro con l’arrivo della pandemia è del tutto cambiato. Si lavora con la possibilità ben chiara che tutto può variare senza preavviso. In passato eravamo abituati a gestire le prenotazioni per le varie tappe del Gran Premio con un anno di anticipo su un calendario prestabilito che veniva formalmente comunicato nel mese di agosto.
Ora il lavoro di negoziazione e prenotazione di hotel/ transfer e sale riunioni avviene alla luce di date non confermate. Dal punto di vista contrattuale tutto il team sa che uno tra i focus più importanti di ogni contratto è il paragrafo relativo a “cancellazione per forze maggiori”.  Poi c’è la parte di selezione delle strutture alberghiere anche in base ad un nuovo fattore inscindibile al giorno d’oggi, ovvero la capacità dell’hotel di garantire il più possibile degli altissimi standard di sicurezza in relazione alla prevenzione del COVID.

Il 2020 è stato l’anno sicuramente più sfidante perché abbiamo dovuto rivoluzionare in corsa tutto il lavoro che avevamo già programmato nel 2019 con un calendario che poteva variare di continuo. E poi c’era la preoccupazione per il virus, per i contagi e per le condizioni di ingresso nei vari paesi del GP che variavano a seconda dell’andamento della pandemia.

Essere sempre informati e aggiornati sul mondo del travel e non solo

Se già pre-Covid parte del lavoro di un operatore travel era essere sempre informato sugli imprevisti che potevano influire sul corretto svolgimento della trasferta sportiva, ad oggi è diventato fondamentale essere costantemente aggiornato, soprattutto per i colleghi che seguono la scuderia in loco.

Essere un operatore BCD sul campo vuole dire essere la prima persona a cui il cliente si rivolgerà in caso di domande, preoccupazioni, cambi di programma e abbiamo capito che con la pandemia essere un punto di riferimento sicuro è per il cliente più che importante, fondamentale.

Nuovi servizi travel per la gestione delle trasferte sportive durante la pandemia

Abbiamo dovuto aggiungere alcuni servizi per rispondere alle nuove esigenze del cliente. Ad esempio, abbiamo messo in campo l’utilizzo di voli charter, che dall’inizio della pandemia ad oggi vengono abitualmente utilizzati per gli spostamenti sia in occasione dei test che dei GP.

La ricerca hotel viene effettuata tenendo conto di alti standard di sicurezza e che le strutture siano in grado di garantire la prenotazione in esclusiva di sale per la colazione e per le cene nell’ottica di limitare i contatti con persone esterne dal team della casa automobilistica.

Grazie al team sport BCD Meetings & Events Italia

Il team Sport che segue la scuderia, dall’inizio della pandemia a marzo del 2020 ha iniziato a rinegoziare in maniera scrupolosa tutte le accommodation e lavorare in contemporanea alla stagione 2021 con l’aggiunta dei nuovi servizi relativi alla prenotazione di sale, pasti e voli charter. Gestendo in maniera ottimale il cambiamento in tempi ristretti delle location dei GP a causa dello spostamento della maggioranza dei Gran Premi in Europa.

Quali sono i prossimi appuntamenti del Team sport per la Formula 1? Guarda qui il calendario

Per quanto riguarda la prenotazione dei voli il team ha lavorato intensamente per i continui cambi sul prenotato e la nuova gestione del servizio dei charter in risposta alle esigenze del cliente. Anche le procedure di richieste e controllo visti per le varie destinazioni hanno visto un impegno non indifferente per valutare le varie restrizioni degli Stati che ospitano i GP.

E poi il lavoro in loco, assistenza sia lato cliente ma anche punto di riferimento per i fornitori dei servizi prenotati, per il coordinamento delle sale riunioni, la gestione dei pasti e la gestione dei transfer in arrivo e partenza.

Un lavoro di team ben coordinato che ha permesso e permette tuttora di svolgere al meglio il nostro lavoro di fornitori di servizi travel per lo sport.

Noi siamo già pronti sulla griglia di partenza del Gran Premio del Bahrein 2021, siamo emozionati e focalizzati, certi di operare al meglio per soddisfare le esigenze di un cliente così importante sia per il business che per il nostro cuore da tifosi!

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