Industry Trends

Valuta il tuo attuale programma di gestione dei meeting per una pianificazione futura

Con il recente calo di meeting ed eventi, adesso è un buon momento per fare una pausa e valutare i programmi di gestione di meeting a tutti i livelli. I risultati del nostro recente Maturity Index mostrano che una potenziale area di sviluppo in un’ampia gamma di settori è la comprensione delle strategie di engagement e di misurazione.

Meeting organization

STRATEGIE DI ENGAGEMENT E MISURAZIONE: ECCO COSA VEDERE

Per molte aziende, un calendario di eventi è di natura ciclica e grande parte dei loro meeting / conferenze possono essere mappati in base a quanto è successo nel precedente anno solare.

Ma quante volte questi eventi sono rivisti e esaminati per assicurarsi che stiano ancora conseguendo i loro obiettivi? I dibattiti relativi al ROI/ROO sono presenti nel mondo degli eventi da molto tempo e ci sono diversi calcoli utilizzati per misurarlo. Un vantaggio di un’azienda che mette fine agli eventi dal vivo nel 2020 è la capacità di utilizzare questo tempo per valutare veramente il proprio calendario di eventi. Non ci viene spesso offerto un nuovo inizio di questo genere, quindi dovremmo sfruttarlo al massimo.

4 domande su cui concentrarsi

Per questi eventi annuali che sono una base del vostro calendario eventi, ora è il momento di porsi domande come:

– Perché stiamo organizzando questo evento?
– Gli obiettivi di questo evento sono cambiati?
– Il nostro profilo di target è cambiato nel corso degli anni e stiamo adattando il nostro approccio per rispecchiare questo cambiamento?
– I nostri stakeholder ottengono ancora quello che vogliono da questa tipologia di evento?

Future planning

Metriche delle riunioni virtuali

L’inevitabile aumento degli eventi online di quest’anno e il loro costo relativamente basso significano che esiste un caso reale di “stanchezza virtuale” che deve essere affrontato. Ci sono aziende che utilizzano il numero di partecipanti in un evento virtuale come misurazione del suo successo, ma oggi è ancora più facile essere distratti o perdere la concentrazione e perdere i key messages.

Sono disponibili misure più sofisticate per monitorare l’engagement online: il tempo di visualizzazione degli ospiti virtuali, la visualizzazione primaria dello schermo (per consentire di vedere se il contenuto mantiene l’attenzione del partecipante) o il livello di reazione nei punti chiave della presentazione. Uno o tutti questi elementi possono essere aggiunti ai metodi più tradizionali di engagement come il sondaggio dal vivo e le sessioni di domande e risposte. In ultima analisi dobbiamo utilizzare il maggior numero possibile di questi metodi, combinati con misure più personalizzate, per garantire che i nostri eventi siano adatti allo scopo.

L’aumento degli eventi ibridi ora e in futuro introdurrà una nuova dinamica nel processo di decisione riguardo a chi invitare a partecipare di persona e chi invece far partecipare tramite una piattaforma virtuale. Il costo di aggiungere partecipanti virtuali sarà marginale rispetto a quello dei partecipanti dal vivo.

Con la pressione prevista sui bilanci nel 2021 (e probabilmente anche oltre) è il momento di ripensare all’organizzazione dei propri eventi e di dare un’occhiata macro all’engagement dei nostri partecipanti per essere certi di avere il massimo ritorno dai propri investimenti.

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I vantaggi della pre-registrazione di alcuni segmenti dei tuoi eventi virtuali

Che un evento sia dal vivo o virtuale (o un mix ibrido), tutti conosciamo il grande impegno necessario per realizzarlo nel migliore dei modi. Tuttavia con gli eventi virtuali ci sono modi per rendere la vita un po' più facile, avvalendosi di contenuti preparati in anticipo e pronti per la loro messa in scena.

La pianificazione futura: duty of care e reporting

In precedenza, poche organizzazioni al di fuori del governo hanno seriamente previsto un piano di azioni da intraprendere in caso di pandemia. Una cosa che il COVID-19 ha sicuramente evidenziato è la necessità di essere proattivi e di rivalutare i piani attuali di un'organizzazione per preparare, reagire rapidamente e infine sopravvivere a una pandemia globale. I migliori piani di azione scoperti per reagire al COVID-19 possono essere sfruttati per prepararsi a future situazioni simili.

7 fattori da considerare per un evento ibrido di successo

Mentre ci abituiamo agli attuali cambiamenti e gli eventi si orientano verso esperienze virtuali, dove possiamo collocare gli eventi dal vivo, almeno nel breve termine? Che tipo di format dovrebbero (e potrebbero) prendere? Non è ora una questione di quando ci incontreremo di nuovo, ma come. Ed è il momento di prendere in considerazione il modello di evento ibrido.

Uno sguardo sul futuro dell'organizzazione di meeting ed eventi

Mentre il nostro settore si prepara con cautela per i prossimi passi relativi al mondo delle riunioni e degli eventi, stiamo iniziando a esplorare nuovi modi di approccio ai programmi. Qui, i nostri planners discutono i fattori per rivalutare la fornitura di eventi sicuri e responsabili per i partecipanti.

7 Modi per creare Video Conferenze o Eventi Virtuali che piacciono

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Come creare un'esperienza di virtual incentive gratificante

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