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Virtual Meeting tra mito e realtà

I virtual meeting sono rapidamente diventati il nuovo futuro della nostra società. Ma cos’è esattamente un virtual business meeting? E come si determina la giusta modalità di meeting virtuale per i propri obiettivi aziendali?

In questo articolo ti aiutiamo a capire meglio di cosa si parla quando si affronta l’argomento virtual conference e riunioni a distanza.

Che cos’è un virtual meeting?

I virtual business meeting erano qualche mese fa solo una grande, affascinante, alternativa.

Una seconda opzione da valutare per riunioni aziendali a lunga distanza. Molti di noi hanno avuto a che fare con virtual conference in collegamento con Londra, New York, San Francisco, Sydney, Shenzhen. Ci hanno aiutato a connetterci da un capo all’altro del mondo.

Grazie ai virtual business meeting abbiamo connesso team di lavoro, aiutato collaboratori e dipendenti a raggiungere i propri traguardi. Abbiamo permesso che gruppi di estranei potessero scambiarsi un sorriso e un saluto dopo aver firmato un accordo.

I virtual meeting oggi

Oggi, mentre il mondo intero si vede costretto ad affrontare una sfida senza precedenti, i virtual business meeting rappresentano l’unico modo per connettersi anche stando nella stessa città. Quesri sono per le aziende il solo modo per avere un contatto visivo.

L’argomento virtual conference e incontri virtuali è diventato di assoluta tendenza. Ci si interroga sulla tecnologia necessaria per la riuscita di un virtual business meeting e su come gestirli in modo efficace.

L’idea di BCD Meetings & Events è quella di demistificare i virtual business meeting. Ecco qualche consiglio per offrire un’esperienza straordinaria ai partecipanti che hanno bisogno di una connessione. Ora più che mai.

virtual meeting mito e leggenda

Che cosa significa meeting virtuale?

“Virtual Meeting” è un termine piuttosto generico per descrivere qualsiasi tipo di meeting che accoglie un pubblico da remoto tramite la tecnologia. Virtual meeting è tutto ciò che permette di incontrarsi a distanza invece che riunirsi di persona.

In passato, con virtual conference o virtual event si intendeva anche quella tipologia di eventi dal vivo come i webcast e lo streaming. Utilizzando una varietà di piattaforme per virtual business meeting, il pubblico da remoto è stato in grado di sintonizzarsi (e in alcuni casi interagire) con eventi live su larga scala da tutto il mondo.

Oltre che portare i partecipanti remoti dentro un evento dal vivo, i virtual business meeting sono fondamentali per relatori, speaker, presentatori, opinion leader. Personalità del settore, clienti di alto profilo e altre forme di live speaking possono continuare a condividere il loro messaggio e la loro visione di business. Senza essere fisicamente presenti davanti alla platea.

Tecniche di successo per una virtual conference

Con le attuali disposizioni per la salute e la sicurezza dei viaggi d’affari che stiamo affrontando, i virtual meeting – ovvero gli incontri dove nessuno si riunisce per davvero – assumono la definizione più pertinente.

TI vogliamo svelare un segreto. Devi sapere che i migliori meeting virtuali sono strutturati prendendo in prestito tecniche comunicative dai migliori news broadcaster e i late-night TV show.

Combinare le migliori pratiche di live event e broadcast TV serve a creare un meeting virtuale di impatto che privilegia l’esperienza della platea da remoto.

Tecnologie per virtual meeting tra mito e realtà

Un set-up tecnico impeccabile è la chiave per rendere qualsiasi virtual business meeting simile a un TV show o una trasmissione televisiva.

Ciò presuppone l’uso di una trasmissione sicura fatta di contenuti interessanti!

Supporto tecnologico per meeting virtuali

Il supporto tecnico fornito tramite assistenza remota è la base. La messa in sicurezza della banda di trasmissione e una piattaforma di webcast dedicata agli eventi, browser-based e facile da usare sono le prime esigenze da assolvere.

Esistono diverse piattaforme di webcast che possono essere utilizzate per virtual conference. Da Zoom a Microsoft Teams a WebEx e molte altre ancora. In sostanza, è possibile utilizzare una qualsiasi di queste piattaforme, a seconda delle funzionalità specifiche per il tuo evento di business.

Molte aziende sono già dotate di piattaforme per meeting virtuali e le utilizzano da tempo. Il fattore di scelta per uno specifico provider di virtual conference è quello di rendere una riunione virtuale un’esperienza semplice e intuitiva per i tutti partecipanti da remoto.

Supporto tecnologico virtual meeting

Ma quando un piccolo investimento in virtual conference diventa un successo per l’azienda? La differenza è negli elementi di produzione video di un virtual meeting, specialmente per chi si trova a parlare da remoto.

Un semplice kit di illuminazione dell’area di ripresa; un supporto per la webcam del laptop; auricolari e microfono di alta qualità; un cavo ethernet. È tutto ciò di cui uno speaker da remoto ha bisogno per elevare il suo virtual business meeting da una tipica video chat quotidiana a un incontro di lavoro di alto livello e pari a uno spettacolo in pieno stile televisivo.

Anche per i virtual business meeting, content is king!

Una volta impostata la tecnologia, il cuore di un buon meeting virtuale risiede nel contenuto e nella narrazione di chi lo conduce. È fondamentale creare un’esperienza che catturi e mantenga alta l’attenzione di chi partecipa al meeting e si sintonizza da uffici remoti o dalle loro case.

Come nei migliori eventi aziendali, un video introduttivo di impatto imposterà subito il tono della riunione. I potenti contenuti narrativi porteranno il pubblico a connettersi emotivamente con le persone del loro team, i clienti o i collaboratori coinvolti.

Elementi aggiuntivi come video interstiziali, motion graphics, event bumpers, grafici e infografiche, aiutano a svolgere una virtual conference senza intoppi. Entrare in forte contatto con la platea facilita l’oratore a guadagnare la giusta luce di considerazione.

Inoltre questa tipologia di meeting virtuali crea un’esperienza fortemente brandizzata per l’azienda. Concentrarsi sulla narrazione e su come i partecipanti saranno coinvolti in essa è il modo migliore per offrire un grande virtual business meeting. E BCD Meetings & Events ti aiuta a farlo.

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